Falls nicht, sollten Sie beziehungsweise der verantwortliche Vorgesetzte für diesen Bereich sich schleunigst Gedanken dazu machen. Denn: Leiten Sie die an den Mitarbeiter gerichteten E-Mails einfach an einen Kollegen weiter, verstoßen Sie erheblich gegen Datenschutzauflagen. Und zwar aus folgenden Gründen: Bei den eingehenden E-Mails kann es sich auch um solche mit privaten Inhalten handeln. Diese dürfen weder von einem Kollegen gelesen noch einfach gelöscht werden.
Bei einer Löschung kommt hinzu, dass es sich ebenso um geschäftliche E-Mails handeln kann, die von Lieferanten, Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern stammen. Außerdem unterliegen auch E-Mails der Aufbewahrungspflicht. Sie können also nicht einfach das Postfach löschen.
Mit den folgenden Tipps aus „Office Korrespondenz aktuell“ lösen Sie dieses Datenschutz-Problem garantiert einfach und schnell.
4 Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen auch bei E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern den Datenschutz wahrt
- Sie vergeben in Ihrem Unternehmen, wo immer möglich, nur für E-Mails Funktionsadressen, also zum Beispiel „sekretariat@firma.de" oder „vertrieb@firma.de". In solchen Fällen können Sie ausschließen, dass private E-Mails an diese Adresse geschickt werden.
- Der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, erklärt sich ausdrücklich und schriftlich damit einverstanden, dass noch an ihn adressierte E-Mails von einem Kollegen seiner Wahl gelesen und E-Mails mit privatem Inhalt an ihn weitergeleitet werden. Diese Lösung bietet sich vor allem dann an, wenn das Arbeitsverhältnis im Unfrieden beendet worden ist.
- Der Mitarbeiter sollte vor Verlassen des Unternehmens seine E-Mails zugänglich archivieren und sich schriftlich damit einverstanden erklären, dass Kollegen Zugriff auf noch für ihn ankommende E-Mails haben.
- Bei Namensadressen sollten Sie die Abwesenheitsfunktion von Outlook aktivieren, die automatisch Antworten auf alle E-Mails versendet. Weisen Sie in der automatischen Nachricht darauf hin, dass nun ein anderer Mitarbeiter zuständig ist, und nennen Sie die neuen Kontaktdaten.