Gesetzlicher Datenschutz
Datenschutz bedeutet, dass Mitarbeiter vor der missbräuchlichen Verwendung ihrer personenbezogenen Daten geschützt sind. Diesen Schutz gewähren einerseits das im Grundgesetz (GG) verankerte allgemeine Persönlichkeitsrecht und andererseits das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Arbeitgeber dürfen personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter nach § 4 Absatz 1 BDSG nur nutzen oder verarbeiten, wenn dies
- gesetzlich ausdrücklich erlaubt ist oder
- der Mitarbeiter der Verwendung seiner Daten ausdrücklich zugestimmt hat.
Tipp: Wenn Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitern vereinbaren wollen, dass sie dessen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erlangten Daten nutzen und speichern können, müssen sie dies unbedingt schriftlich tun. Am einfachsten ist dies natürlich gleich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses. Zu beachten ist aber, dass eine entsprechende Einwilligung im Arbeitsvertrag zwar getroffen werden darf, diese aber deutlich hervorgehoben werden muss. Ansonsten ist die erklärte Einwilligung nach § 4 Absatz 3 BDSG nicht wirksam!
Datenschutz: Das ist erlaubt
Auch ohne eine solche Einwilligung erlaubt § 28 Absatz 1 Ziffer 1 BDSG die Speicherung, Übermittlung und Nutzung gewisser Daten, wenn es dem Zweck des Arbeitsverhältnisses dient oder wenn der Arbeitgeber an der Datenverarbeitung nach § 28 Absatz 1 Ziffer 2 BDSG ein berechtigtes betriebliches Interesse hat, soweit das Interesse des Mitarbeiters am Schutz seiner Daten nicht überwiegt. So ist es auf Grund des Zweckes des Arbeitsverhältnisses gerechtfertigt, wenn die Daten des Mitarbeiters über
- sein Geschlecht,
- seinen Familienstand,
- seine Schulausbildung, mit entsprechenden Abschlüssen,
- seine Berufsausbildung, ebenfalls mit den entsprechenden Abschlüssen, oder
- seine Sprachkenntnisse gespeichert werden (BAG, Urteil vom 22.10.1986, Az. 5 AZR 660/85).
Diese Daten sind nämlich für die Einsatzplanung des Arbeitgebers sowie für die Sozialauswahl bei Kündigungen erforderlich.
Krankheitsbedingte Fehlzeiten
Auch Daten über krankheitsbedingte Fehlzeiten des Mitarbeiters dürfen aufgenommen und gespeichert werden. Andernfalls könnten keine korrekten Lohn- oder Gehaltsabrechnungen erstellt werden.
Telefon und Internet
Arbeitgeber sind grundsätzlich befugt, Telefondaten (äußere Gesprächsdaten) zu erfassen, und zwar sowohl bei Dienstgesprächen wie auch bei privaten Telefonaten, die der Mitarbeiter vom Dienstapparat aus führt. Um eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts des Mitarbeiters von vornherein auszuschließen, sollten die angewählten Rufnummern allerdings stets nur unvollständig (z.B. ohne die beiden letzten Nummern), bei reinen Privatgesprächen lediglich auf Wunsch des Mitarbeiters (z.B. zur Überprüfung der Kosten) gespeichert werden.
Wenn Arbeitgeber automatisch die externen Rufnummern oder Internetseiten erfassen wollen, die Arbeitnehmer vom Arbeitsplatz aus anwählen bzw. aufrufen, müssen sie hierzu den Betriebsrat beteiligen. Am besten schließen sie eine Betriebsvereinbarung ab (BAG, Urteil vom 27.05.1986).