Betriebsprüfung mit Ankündigung
Im Regelfall ist der Rentenversicherungsträger für die Betriebsprüfung zuständig. Der Prüfrhythmus beträgt höchstens 4 Jahre, bedingt durch die gesetzlichen Regelungen zur Verjährung.
Der Termin der Prüfung muss Ihnen bis spätestens zwei Wochen vor dem Termin der Betriebsprüfung mitgeteilt werden, möglichst sollten Sie vier Wochen vorher Bescheid wissen – die Betriebsprüfung muss schriftlich angekündigt werden (§9 Abs.1 Beitragsverfahrensverordnung, BeitrVV). Nur wenn Sie Ihre Zustimmung geben, kann es eine Prüfung mit kürzerer Ankündigungszeit erfolgen.
Auch wenn Ihnen der Termin rechtzeitig genug mitgeteilt wurde, müssen Sie ihn nicht unbedingt akzeptieren. Triftige Gründe für eine Verschiebung sind beispielsweise Urlaub und Krankheit des für die Entgeltabrechnung Zuständigen, aber auch geschäftliche Interessen. In einem solchen Fall stimmen Sie sich mit dem Betriebprüfer über eine Verschiebung ab.
Betriebsprüfung ohne Ankündigung
In diesen Fällen kann der Sozialversicherungsträger ohne Ankündigung und Zustimmung eine Betriebsprüfung durchführen:
- Eröffnetes oder abgewiesenes Insolvenzverfahren
- Eine Betriebsprüfung wird auf Grund eines Hinweises durch die Agentur für Arbeit, die Staatsanwaltschaft oder einen Versicherten notwendig (hier geht es um mehr als nur geringfügige Meldeverstöße)
- Nicht saisonbedingte Betriebsschließung
- Der Träger vermutet eine umfangreiche Beitragshinterziehung
Selbst beantragte Betriebsprüfung
Der Prüfzeitraum von vier Jahren ist ganz schön lang – das kann dann zum Problem werden, wenn eine Beanstandung auf Grund eines systematischen Versehens handelt, und das Unternehmen Beiträge für mehrere Jahre nachzahlen muss. Sie können selbst einen früheren Termin für eine Betriebsprüfung beantragen (§28p Abs.1 Satz 2 SGB IV). Mögliche Gründe für eine vorgezogene Prüfung:
- Dem zuständigen Mitarbeiter sind einzelne Sachverhalte frischer im Gedächtnis.
- Fehlerkorrekturen bei Entgeltabrechnungsprogrammen haben eventuell geringere finanzielle Auswirkungen.
- Nachforderungen müssen Sie nicht allein leisten, sondern können den Arbeitnehmeranteil nachträglich einbehalten – für die letzten drei Monate vor Feststellung des Fehlers ist das zulässig (§28g SGB IV).
- Wird die Prüfzeit verkürzt, bleiben die Belastungen durch die Nachzahlungen für Unternehmen und Mitarbeiter geringer, falls es tatsächlich zu einem Abrechnungsfehler gekommen sein sollte.
- Entgeltabrechnungssystem, Sachbearbeiter im Unternehmen oder Steuerberater wechseln.
Wenn es nicht zu besonderen Veränderungen in der Firma kommt, ist ein Prüfzeitraum von zwei Jahren zu empfehlen.