Lassen Sie in Ihr Besprechungsmanagement die folgenden Punkte einfließen:
- Sie können entweder leiten oder mitdiskutieren, aber nicht beides! Entscheiden Sie sich für eine Rolle.
- Delegieren Sie so viele Aktivitäten wie möglich, wie z. B. die Leitung einzelner TOPs, die Bedienung technischer Geräte oder von Visualisierungsmitteln, um sich auf das Besprechungsmanagement konzentrieren zu können.
- Visualisieren Sie Inhalte, wann immer möglich – und halten Sie auch alle Teilnehmer, die etwas zu präsentieren haben, im Vorfeld der Sitzung dazu an. Visualisierte Informationen werden schneller verstanden, besser behalten und benötigen wenig Darstellungsraum.
- Lassen Sie Gefühlsäußerungen zu, sofern sie nicht auf Nebenschauplätze führen: Sie helfen dabei, das Ideenpotential der Teilnehmer freizusetzen!
- Arbeiten Sie mit offenen Fragen, um den Beteiligten den Einstieg zu erleichtern, wie z. B.: Was ist geschehen? Weshalb ist es geschehen? Wie können wir diesen Konflikt lösen?
- Als Besprechungsleiter müssen Sie eingreifen, wenn die Diskussion auf Nebenschauplätze ausweicht. Fassen Sie das bis dahin Erarbeitete noch einmal kurz zusammen, um den Anschluss wieder herzustellen.
- Aktivieren Sie Sitzungsteilnehmer, die sich „als Gäste“ fühlen. Wenn sie eingeladen wurden, dann um etwas beizutragen. Richten Sie einfach eine Frage direkt an sie.
- Sorgen Sie dafür, dass Beschlüsse von allen getragen werden – und zwar in der Formulierung, wie sie ins Protokoll aufgenommen werden. Instruieren Sie den Protokollführer, dass er bei Unklarheiten sofort nachfragen soll.
- Seien Sie flexibel. Wenn Sie während der Diskussion feststellen, dass eine Entscheidung nicht zustande kommen wird, formulieren Sie ein Zwischenziel, zu dem sich ein Beschluss fassen lässt. Halten Sie alle Punkte fest, auf die man sich auf dem Weg zum Ziel bereits einigen konnte. In kleineren Detailfragen können Sie auch einfach selbst eine Entscheidung treffen – das wirkt oft befreiend.