Zeugnisanspruch
Ist der Zeugnisanspruch eines Arbeitnehmers berechtigt, sollten Sie als Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ohne schuldhaftes Zögern ausstellen. Der Zeugnisanspruch entsteht mit dem Zeitpunkt der Kündigung bzw. mit dem Abschluss eines Aufhebungsvertrages. Ein einfaches Zeugnis sollte in der Regel innerhalb von wenigen Tagen ausgestellt werden, für ein qualifiziertes Zeugnis sollten Sie sich als Arbeitgeber nicht mehr als 2 bis 3 Wochen Zeit lassen.
Hinweis:
In Deutschland besteht für Anspruchsberechtigte ein unbedingter gesetzlicher Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, wenn ein Arbeitsverhältnis endet.
Kündigungszeit nutzen
Damit das Arbeitszeugnis rechtzeitig mit den anderen Arbeitspapieren am letzten Arbeitstag des ausscheidenden Arbeitnehmers fertig ist, sollte die Kündigungszeit für seine Ausstellung genutzt werden. Diese beträgt in der Regel ab 4 Wochen, längstens kann sie mehrere Monate dauern. Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer bis zum Vertragsende von der Arbeit frei gestellt wird. Trifft das zu, hat er sogar für Bewerbungszwecke einen sofortigen Anspruch auf ein Zwischen- oder vorläufiges Zeugnis.
Hinweis:
Wird ein Arbeitsverhältnis fristlos gekündigt, egal von welcher Seite, dann ist ein Arbeitszeugnis innerhalb weniger Tage auf Verlangen auszustellen. Das trifft auch für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu.
Wenn Sie kein ordentliches Arbeitszeugnis ausstellen,
obwohl alle Anspruchsbedingungen stimmen, kann der Arbeitnehmer auf die Ausstellung des Arbeitszeugnisses beim Arbeitsgericht klagen. Wenn Sie als ehemaliger Arbeitgeber trotz Verurteilung Ihrer Verpflichtung auf Erteilung eines ordnungsgemäßen Arbeitszeugnisses weiterhin – aus welchen Gründen auch immer – nicht nachkommen, kann gegen Sie sogar ein Zwangsgeld angedroht und auch verhängt werden.
Das wäre dann im Nachhinein ein sinnlos teures Trennungsvergnügen!
Wie und wann einen Arbeitszeugnisanspruch erfüllen?
Auf der sicheren Seite sind Sie immer, wenn Sie keine Zeit verstreichen lassen und sofort mit den Vorbereitungen für das Arbeitszeugnis beginnen. Bedenken Sie, dass Sie den freiwerdenden Arbeitsplatz ja vielleicht mit einem neuen Mitarbeiter besetzen wollen, und parallel schon während der Trennungszeit ein Bewerbungsverfahren durchführen. Dann erwarten Sie von den Bewerbern ja auch Arbeitszeugnisse in den Bewerbungsunterlagen über vorherige Arbeitsverhältnisse.
Sollte die Erstellungszeit doch etwas länger dauern, weil für die Beurteilung keine schriftlichen Aufzeichnungen (z. B. Jahres- bzw. Mitarbeitergespräche) existieren oder weil unverzichtbare Personen aus wichtigem Grund gerade nicht anwesend sein können (Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheit), informieren Sie Ihren Arbeitnehmer und vereinbaren mit ihm einen machbaren Zeitraum, bis wann er das Arbeitszeugnis erhält. Er wird es verstehen, kann in Ruhe abwarten und wird keine juristischen Schritte gegen Sie anstreben. Allerdings dürfte diese Verfahrensweise eher bei sehr kurzen Kündigungszeiten sinnvoll sein. Beträgt die Kündigungszeit mehrere Monate und ist der Zeugniswunsch mit der Aussprache der Kündigung, also rechtzeitig bekannt geworden, dann sollte dieser lange Zeitraum für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses ausreichend sein.
Wollen Sie sich als Arbeitgeber dieser gesetzlich geschuldeten Aufgabe aber nicht stellen, dann nutzen Sie doch einfach die Unterstützung einer externen Beratung in Sachen Arbeitszeugnis. Auch in diesem Bereich ist Outsourcing mittlerweile sehr üblich und Sie können sich Ihrem aktuellen Tagesgeschäft widmen.