Oft haben Mitarbeiter und Kollegen mit einer Flut von E-Mails zu kämpfen. Wenn Sie einen genügend großen Bildschirm haben, ist das kein Problem. Jedoch verbringen Sie sehr viel Zeit mit dem Löschen unnötiger E-Mails. Dabei geht sehr viel Arbeitszeit verloren und die Arbeitsbelastung und der Stresspegel steigen.
Bei Mitarbeitern im Außendienst und Servicetechnikern kommt zusätzlich ein großes Problem dazu. Aufgrund der oft kleinen Bildschirmgröße und der begrenzten Netzkapazität ist das Lesen, Sortieren und Beantworten deutlich aufwändiger.
Um die Ihre Ressourcen und der Ihrer Kollegen zu schonen, haben wir Ihnen einen speziellen Kodex für E-Mails zusammengestellt:
Sie tragen Verantwortung, wenn Sie E-Mails versenden
Sie sollten Ihre Kollegen die wichtigen Informationen so kurz wie möglich mitteilen. Dadurch werden alle relevanten Informationen übermittelt, ohne zu belasten.
Wählen Sie die Empfänger mit Bedacht für Cc und Bcc aus
Cc nennt man die Kopie der E-Mail. Alle Empfänger die auf Cc gesetzt werden, sind auch für alle anderen sichtbar. Die Empfänger, welche auf Bcc gesetzt werden, sind auf der sogenannten Blindkopie. Diese können von den anderen Empfängern der E-Mail nicht gesehen werden. Setzen Sie nur die Personen auf die Kopie, die auch wirklich von dem Thema der E-Mail betroffen sind.
Achten Sie bei wichtigen Inhalten darauf, dass Sie alle Personen direkt anschreiben ohne Kopiesetzung. Die Erfahrung zeigt, dass Empfänger einer Kopie, die E-Mail eher überfliegen oder gar nicht lesen.
Erklären Sie Ihre Anhänge
Oft werden E-Mails gesendet, in denen der Anhang nicht beschrieben ist. Die unhöflichste Form ist die kommentarlose E-Mail. Wenn der Empfänger solch eine E-Mail bekommt, bleibt ihm gar nichts anderes übrig, als diese zu öffnen und auf Wichtigkeit zu prüfen. Das kostet jede Menge Arbeitszeit und Energie. Schreiben Sie deshalb in Ihrer E-Mail, warum und welchen Anhang Sie mitschicken.
Achten Sie auf das Datenvolumen Ihrer Anhänge
Viele Empfänger, besonders Personen im Außendienst, haben ein begrenztes Datenvolumen oder eine langsame Internetverbindung zur Verfügung. Achten Sie deshalb besonders darauf, dass Ihre gesamte E-Mail nicht größer als 3MB ist.
Weiterleitung von E-Mails kann zu Problemen führen
Berücksichtigen Sie, dass auch eine E-Mail eine Form von zwischenmenschlicher Kommunikation ist. Deshalb gehen Sie bitte sorgfältig mit der Weiterleitung von E-Mails um und überlegen Sie, welche Konsequenzen sich daraus ergeben können.
Beschreiben Sie dem Empfänger, warum Sie ihm die E-Mail weitergeleitet haben. Überprüfen Sie auch, ob Sie die E-Mail nur mit Abstimmung mit Ihrem ursprünglichen Kommunikationspartner weiterleiten dürfen.
Vermeiden Sie die Prioritätensetzung – Rotes Rufzeichen Wichtig!
Fast alle E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, E-Mails mit dem Status Wichtig! Zu versehen. Vermeiden Sie diese, wo es nur geht. Stellen Sie sich vor, Sie bekommen plötzlich alle E-Mails mit dem roten Rufzeichen Wichtig! Das wäre absurd. Nutzen Sie deshalb diesen Status, wenn es wirklich absolut wichtig ist.
Vermeiden Sie die automatische Lesebestätigung
Grundsätzlich sollten Sie diese automatische Lesebestätigung unterlassen. Ihre Empfänger fühlen sich dadurch nur kontrolliert. Als Abwehrreaktion drücken deshalb viele Empfänger auch den Status Nein, wenn sie im Fenster abgefragt werden, ob sie dem Absender die Empfangsbestätigung zurücksenden. Vielfach wird diese Funktion bereits in Firmen unterbunden.
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