Sie verschwenden also wertvolle Zeit, die Sie an anderer Stelle dringend gebrauchen könnten. Was tun? Drei bewährte Strategien helfen weiter.
Strategie No. 1: Lernen Sie zu delegieren
Wenn Sie anderen kein Vertrauen schenken, weil Sie glauben alles besser zu können und zu machen, dann brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn bei Ihnen zeitlich Land unter ist. Die anderen erledigen Ihre Aufgaben vielleicht anders, aber nicht unbedingt schlechter als Sie.
Wenn Ihnen die Entscheidungsfindung schwer fallen sollte, dann gibt es einen sinnvollen Maßstab, um diesem Problem abhelfen zu können. Nehmen Sie Ihren Stundensatz und setzen Sie diesen ins Verhältnis mit dem desjenigen, an den Sie eine Aufgabe delegieren wollen. Verdient er weniger als Sie, sollten Sie delegieren und umgekehrt. Das gilt nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für Selbständige. Die arbeiten ja gerne selbst und ständig.
Doch etwas rechnen hilft, die eigene Bilanz aufzupolieren und Kosten, vor allem aber Zeit zu sparen und so mehr zu erreichen. Wenn Sie ungern delegieren, werden Sie sich schneller verzetteln, nur einen Teil Ihrer geplanten Aufgaben schaffen und höchst unproduktiv sein. In der Folge steigen Stress und Frustration , und beides können Sie nicht gebrauchen. Also: Delegieren Sie, selbst wenn die Ergebnisse nicht so perfekt sind, wie Sie sich das vorstellen.
Strategie No. 2: Reduzieren Sie ausufernde Besprechungen
Forscher haben festgestellt, dass Manager einen sehr großen Teil Ihrer Zeit auf Besprechungen verbringen. Sie kommen also kaum zu ihrer eigentlichen Aufgabe. Was können Sie dagegen tun? Fangen Sie mit einer einfachen, aber bewährten und oft übersehenen Maßnahme an: Überlegen Sie, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist!
Zu oft werden wegen Kleinigkeiten oder Dingen, die auf dem kleinen Dienstweg erledigt werden können Meetings anberaumt. Dazu kommen dann oft noch fehlende Vorbereitung und die konkrete Festlegung, was genau erreicht werden soll. Was passiert? Viel Gerede – denn so mancher gibt gerne seine unerhebliche Meinung zum Besten – und außer Spesen nichts gewesen. So erleben Sie in Echtzeit, wie Ihre wertvolle Zeit verpulvert wird.
Stellt sich allerdings heraus, dass eine Besprechung das Mittel der Wahl ist, dann bereiten Sie diese entsprechend vor. Vor allem: Bestimmen Sie das Ende und sorgen Sie dafür, dass diese Zeit auch eingehalten wird. So stoppen Sie Vielredner und sparen Zeit.
Strategie No. 3: Weniger Feuerwehreinsätze
Es gibt Tage, da hetzen Sie von einer dringenden Aufgabe zur nächsten, löschen einen Krisenherd nach dem anderen und wundern sich am Abend, weshalb Sie zu Ihren eigentlichen und geplanten Aufgaben nicht gekommen sind. Häufig genug bleiben dabei auch wirklich wichtige Dinge auf der Strecke. Diese Feuerwehreinsätze kosten nicht nur viel Zeit, sondern verstellen den Blick auf das, was notwendig ist, blockieren konzentriertes Arbeiten und verhindern, dass Sie Ihr Augenmerk auf die entscheidenden Projekte legen.
Setzen Sie daher alles daran, solche Hauruck-Aktionen zu reduzieren und auf ein Minimum zu beschränken. Die Vorteile: Ihre Produktivität steigt, Sie machen weniger Fehler und am Abend haben Sie das beruhigende Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
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