Zeitmanagement

Vorsicht Zeitplanungsfallen!

Vorsicht Zeitplanungsfallen!
geschrieben von Burkhard Krupa

Wer plant, geht davon aus, dass alles glatt verlaufen wird. Doch sobald Unerwartetes eintritt, kommt es zu Zeitdruck, Hektik und Stress. Sie verfallen in Panik, die Fehler häufen sich und Sie schauen immer öfter zur Uhr. Schnell werden Sündenböcke gesucht, doch an die eigentliche Ursache denken die wenigsten: Sie haben sich zu viel vorgenommen. Wie Sie besser planen können erfahren Sie jetzt.

Planen Sie realistisch

Was heißt das genau? Die meisten Menschen gehen nämlich davon aus, dass sie das können. Doch das ist häufig nicht der Fall, weil nur allzu oft von einen optimalen Ablauf der angedachten Aktivitäten ausgegangen wird. Ein typischer Planungsfehler. Nehmen Sie nur den Berliner Flughafen, auch dort waren die Planer der Meinung, dass die angedachte Frist auch eingehalten werden kann. Obwohl sie es aus dem Ablauf ähnlicher Großprojekte und deren erheblichen Verspätungen eigentlich wissen müssten, ignorieren sie diese Erfahrungen. Und Ihnen wird es vermutlich oft ähnlich gehen.

Sie glauben bei Ihrer Planung, dass die Autobahn schon frei sein wird (was ja auch bei den meisten Ihrer anderen Fahrten so gewesen ist), nur leider im aktuellen Fall nicht. Oder Sie planen für einen Vortrag eine halbe Stunde Vorbereitungszeit, weil Sie ja voll „im Stoff stehen“. Das in dieser halben Stunde viele unvorhersehbare Dinge geschehen können (und vermutlich auch werden), blenden Sie aus. Und doch stirbt die Hoffnung zuletzt und Sie glauben bis zum bitteren Ende, dass es schon gut gehen wird.

Machen Sie es in Zukunft besser, indem Sie dem zeitlichen Aufwand einer Aufgabe mehr Bedeutung beimessen. Zu glauben, etwas zu schaffen heißt noch lange nicht, es tatsächlich zu erreichen. Wenn Sie angemessen planen wollen, orientieren Sie sich an früheren Gegebenheiten und spielen Sie den Weg zum Ziel mental durch. So können Sie sich besser auf Hindernisse und Unwägbarkeiten einstellen.

Keine unbedachten Zugeständnisse

Sie kennen das vielleicht aus eigener Erfahrung: Sie reichen symbolisch den kleinen Finger, um zu helfen, und der komplette Arm wird genommen. So etwas nennt man ausnutzen und genau das sollten Sie nicht mit sich machen lassen. Noch verheerender ist es, wenn Sie dazu tendieren, schon im Vorfeld so etwas anzubieten, obwohl noch niemand danach gefragt hat. Nimmt Sie dann doch jemand beim Wort, ist das Erstaunen groß, denn zu diesem Zeitpunkt haben Sie damit natürlich nicht gerechnet. Schließlich haben Sie meist selbst alle Hände voll zu tun. Um aber Ihr Gesicht nicht zu verlieren, stimmen Sie zähneknirschend zu.

Die Schlussfolgerung: Überlegen Sie sich grundsätzlich schon vorher, wann und wem Sie Ihre Hilfe anbieten. Legen Sie sich aber nicht fest, sondern lassen Sie sich die Möglichkeit offen, die Bitte auch abzulehnen, wenn es Ihre verfügbare Zeit nicht hergibt. Schlagen Sie vor, wann Sie helfen können. Dann lassen Sie sich nicht unter Druck setzen und bestimmen selbst, wann Sie helfen wollen oder können.

Unverhofft kommt oft

Und genau das sollten Sie bei Ihren Planungen auch berücksichtigen. Denn es kommt in der Regel immer etwas dazwischen, was Sie kalt erwischt. Sei es ein unangekündigter Besuch, die leere Druckerpatrone oder ein Papierstau im Kopierer, um nur einige Beispiele zu nennen. Sie sind daher gut beraten, wenn Sie in Ihre Überlegungen immer einen Zeitpuffer hinzurechnen.

Die große Kunst: Er sollte nicht zu groß und auch nicht zu gering bemessen sein. Und das – gebe ich gerne zu – ist alles andere als einfach. Aber probieren Sie es aus, um eine gewisse Erfahrung zu bekommen. Wenn es dann funktioniert, genießen Sie das angenehme Gefühl, rechtzeitig und ohne Gehetze zu einem Termin zu erscheinen, entspannt die Umleitung zu nehmen oder trotz ausgefallener Bahn nicht in Panik zu geraten. Sie haben automatisch weniger Stress, schaffen mehr, da Sie konzentrierter arbeiten können, und Sie gehen gelassener in den Tag. Außerdem werden es Ihnen Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner danken, wenn Sie nicht entnervt und schlecht gelaunt zu einem Treffen erscheinen.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

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Burkhard Krupa

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