Zeitmanagement

Zeitmanagement: Viel Zeit gewinnen durch clevere Planung

Zeitmanagement: Viel Zeit gewinnen durch clevere Planung
geschrieben von Burkhard Krupa

Wie geht es Ihnen, wenn Sie sich Ihren Terminplaner anschauen? Ist er übersichtlich oder stets vollgestopft mit Terminen? Frei verfügbare Zeit suchen die meisten vergebens – sie wären schon froh, wenn sie die Hälfte ihres Aufgabenbergs abarbeiten könnten. Der Rest bleibt liegen und muss auf den nächsten Tag verschoben werden. Doch gute Zeitplanung lässt sich lernen – mit den folgenden Tipps.

Planungstipp No. 1: Weniger planen, mehr umsetzen:

Das Prinzip: Wenn Sie Ihren Tag nicht bis auf die letzte Minute verplanen, schaffen Sie deutlich mehr. Das gelingt noch besser, wenn Sie konsequent unsinnige Beschäftigungen abblocken! Sie reduzieren auf diese Weise Hektik und Stress und gehen gelassener an die wichtigen Aufgaben heran.

Doch warum halten viele nichts davon, ihren Tag, ihre Woche oder den Monat im Voraus zu planen? Weil Sie der (irrigen) Annahme sind, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Zugegeben, die Planung kostet zwar etwas Zeit, aber jede Minute, die Sie in Ihre Planung investieren, bekommen Sie als Vielfaches in Form von Zeitersparnis und Arbeitsentlastung zurück.

Möchte man einigen Kollegen von mir Glauben schenken, dann macht es Sinn, mit mehreren Aufgabenlisten zu arbeiten und die verschiedenen Aktivitäten dann in ein kompliziertes Planungssystem zu übertragen – und das schreckt viele Planungsmuffel erst recht ab. Meine Empfehlung lautet stattdessen: Halten Sie es einfach, denn das erfordert wenig Aufwand, bringt aber viel. Beispiele finden Sie in den Planungs-Tipps 2 und 3.

Planungstipp No. 2: Die 3-Punkte-Methode

Diese Planungsmethode ist schnell und effizient: Notieren Sie morgens oder am Abend vorher die drei wichtigsten Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen. Denken Sie dabei nicht nur an Dringendes, sondern haben Sie auch Ihre langfristigen persönlichen Ziele im Blick. Die verschwinden nämlich gerne in der Hektik des Tagesgeschäfts.

Haben Sie einen besonders schweren Brocken, den Sie schon geraume Zeit vor sich her schieben, setzen Sie ihn an die Spitze. Starten Sie dann mit genau diesen Aufgaben. Streichen Sie durch, was erledigt wurde. Dann widmen Sie sich den nächsten (nicht mehr ganz so wichtigen) Aufgaben.

Planungstipp No. 3: So planen Sie als Kreativer

Sind Sie eher ein kreativer Zeitgenosse, haben Sie mit exakter Planung nicht viel am Hut, sondern wollen Ihre Zeit je nach Stimmung und Motivation nutzen. Dabei unterstützt Sie die folgende Planungsmethode: Notieren Sie jeweils eine zu erledigenden Aufgaben auf eine kleine Karteikarte (eine Haftnotiz tut’s auch). Danach sortieren Sie diese in der Reihenfolge, die Ihnen am meisten zusagt.

Kommt etwas dazwischen oder verändern sich Ihre Prioritäten, verteilen Sie die Karteikarten einfach neu. Und schon haben Sie Ihren Plan angepasst. Einfacher geht’s nicht. Und noch ein Vorteil: Haben Sie eine Aufgabe erledigt, werfen Sie auch die entsprechende Karteikarte weg. Das verringert den Kartenstapel und Sie fühlen sich zunehmend besser. Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa

Experte für Zeitmanagement

Bildnachweis: pictworks / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Please wait...

Über Ihren Experten

Burkhard Krupa