Zeitmanagement: So nutzen Sie Ihre Zeit effektiver

Zeit vertrödeln möchte kaum jemand, doch häufig genug machen Hetze, Stress und Zeitdruck einen dicken Strich durch die Rechnung. Wer meint, dass es sich um äußere Faktoren handelt, wird nach einiger Überlegung rasch feststellen, dass die meisten Probleme hausgemacht sind. Ob es sich um nicht Nein sagen können, Perfektionismus oder zu hohe Anforderungen an sich selbst handelt. Was also tun?

Sie dürfen auch mal Nein sagen

Nur um Missverständnisse zu vermeiden: Nichts gegen Kollegialität oder Hilfsbereitschaft. Beides gehört zu einer guten Zusammenarbeit. Aber Zusammenarbeit heißt nicht automatisch, für andere die Arbeit zu machen. Doch wo ist die Grenze? Immer dann, wenn Sie das Gefühl haben oder es sicher wissen, dass jemand Ihre Hilfsbereitschaft und Gutmütigkeit ausnutzen will. Das ist oft dann der Fall, wenn ein Kollege aus eigener Faulheit oder planerischer Inkompetenz in zeitliche Probleme gerät, aus denen Sie ihm wieder heraushelfen sollen.

Sie belasten sich also zusätzlich, damit ein anderer es sich bequem machen kann und schaffen sich Probleme, die Sie vorher nicht hatten. Fall Sie Angst haben, dass Sie durch ein Nein jemanden kränken könnten, vergessen Sie’s. Denn wenn Sie ein Nein immer nur dann äußern, wenn es nötig ist, werden die anderen schnell lernen, Ihre Wünsche ernst zu nehmen und Sie zu respektieren.

Helfen sollten Sie immer dann, wenn es für Sie machbar ist. Und machbar heißt, dass es von Ihrem eigenen Arbeitspensum, dem Anliegen und den Konsequenzen für Sie abhängt (Ihre eigene Arbeit bleibt liegen). Lassen Sie sich daher kein schlechtes Gewissen einreden, wenn Sie ablehnen, sondern wählen Sie selbst aus, was für Sie gut ist.

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Trainieren Sie das Unvollkommene

Das Dilemma der Perfektionisten: Egal wie gut sie sind, es ist niemals perfekt. Und daher glaubt der Perfektionist häufig, ein Versager zu sein. Das führt dazu, dass aus lauter Angst bestimmte Aufgaben erst gar nicht angepackt und aufgeschoben werden. Und wenn sie dann doch angegangen werden, ziehen sie sich unendlich lange hin. Da wird alles doppelt und dreifach unter die Lupe genommen, jedes Wort gedreht und gewendet und dann doch kein Ende gefunden.

Das demotiviert natürlich und lässt die Freude an der Tätigkeit schnell versiegen. Mein Vorschlag: Ersetzen Sie den Grad der Perfektion (der nicht bestimmbar ist) mit einer klaren Vorgabe, bis wann Sie eine Aufgabe realisiert haben. Selbst wenn Sie glauben, dass Sie nicht das Beste erreicht haben, geben Sie sich damit zufrieden, dass es in einer annehmbaren Zeit und mit einem annehmbaren Ergebnis geschah. Und dann haken Sie die Sache endgültig ab, ohne sie noch mal anzuschauen. Das spart Zeit, Nerven und lässt Stress erst gar nicht aufkommen.

Orientieren Sie sich an Ihre Leistungskurve

Sie können – selbst wenn Sie wollten – nicht den ganzen Tag über Hochleistungen erbringen. Da macht Ihr Körper einfach nicht mit. Zu bestimmten Tageszeiten sind Sie aktiv und leistungsfähig, zu anderen Zeiten fallen Ihnen fast die Augen zu. Überlegen Sie daher, welches das richtige Zeitfenster für welche Aufgabe ist.

Legen Sie anspruchsvolle Aufgaben in Ihre Hochleistungszeit – bei den meisten Menschen ist das vormittags zwischen 9 und 12 Uhr und nachmittags zwischen 16 und 19 Uhr – und Routinearbeiten in Phasen geringerer Leistungsfähigkeit. Da jeder Mensch seine eigene Leistungskurve hat, wäre es sinnvoll, wenn Sie sich selbst beobachten und einige Tage lang notieren, wie Sie sich im Verlaufe des Tages fühlen.

So merken Sie schnell, wann Ihr Körper seine Hoch- und Tiefzeiten hat. Und dann können Sie anschließend Ihren Tag so strukturieren, dass Sie mit demselben Zeitaufwand eine sehr viel höhere Produktivität erzielen – ganz ohne Mehrarbeit.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

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