1. Planungstipp: Gute Planung ist die halbe Miete
Es heißt zwar, ein Genie beherrscht das Chaos, aber das bringt Sie in der Realität kaum weiter. Es bringt nichts, Unterlagen ziellos auf dem Schreibtisch abzulegen, Zettelwirtschaft zu betreiben und zu hoffen, dass sich alles irgendwie beherrschen lässt.
Das böse Erwachen kommt, wenn Sie die Orientierung verlieren, hektisch zu suchen beginnen und zunehmend Zeit damit vertrödeln, sich im Chaos zurechtzufinden. Nehmen Sie sich stattdessen Ihre Aufgabenliste zur Hand und überlegen Sie sich genau, wann was fertig sein soll. Das ist die Grundlage für alle weiteren Aktivitäten.
2. Planungstipp: Planen Sie in 3 Schritten
Sobald Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben verschafft haben, gehen Sie in 3 Schritten vor:
1. Schritt: Legen Sie fest, was Sie tun müssen. Hier notieren Sie alle Aufgaben mit höchster Priorität, die unbedingt erledigt werden müssen und auch jene, die kurzfristig wichtig werden können.
2. Schritt: Legen Sie fest, was Sie tun können. Hier listen Sie auf, welche Aufgaben Sie angehen können, wenn Ihre "Muss"-Aufgaben vom Tisch sind oder denen Sie sich zuwenden, wenn Sie mit den wichtigen Angelegenheiten nicht weiter kommen, auf Zuarbeiten warten oder Ähnliches.
3. Schritt: Legen Sie fest, was Sie delegieren können. Schreiben Sie auf diese Liste, welche Aufgaben Sie sinnvollerweise delegieren können, egal ob intern oder extern.
3. Planungstipp: Planen Sie realistisch und halten Sie sich daran
Legen Sie für jede Aufgabe nicht nur einen Termin fest, sondern ebenso, wie lange Sie dafür brauchen werden. Doch Vorsicht: Aufgaben haben die kuriose Fähigkeit, sich der geplanten Zeit anzupassen. Sie brauchen dann oft genau so viel Zeit, wie Sie sich dafür nehmen. Kalkulieren Sie deshalb sorgfältig, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe einplanen, um nicht zu viel Zeit zu verpulvern.
Auch wenn Sie sich anfangs häufig verschätzen – im Laufe der Zeit bekommen Sie ein untrügliches Gespür dafür, was funktioniert und was nicht. Haben Sie ein Zeitlimit erst mal festgelegt, arbeiten Sie automatisch konzentrierter und lassen sich seltener ablenken.