Werden Sie sich über Ihre Ziele klar
Bevor Sie sich näher mit Ihrer Zeitplanung beschäftigen, sollten Sie für sich herausfinden, warum Sie mehr Zeit haben wollen (z. B. für Erholung) – oder auch nicht (weil Sie Leerlauf fürchten wie der Teufel das Weihwasser). Was zunächst kurios klingt, hat einen handfesten Grund: Wer in unserer Gesellschaft wenig Zeit hat, wirkt wichtig und stark engagiert.
Im Umkehrschluss gilt: Wer mehr Zeit hat und das auch zur Schau stellt, wirkt weniger wichtig und wird unter Umständen sogar noch schief angesehen. Gehen Sie also in sich und fragen sich, warum und wofür Sie mehr Zeit haben wollen. Ansonsten könnte es ein, dass Sie sich selbst boykottieren. Und dann hilft auch eine ausgefeilte Zeitplanung nichts.
Machen Sie eine Bestandsaufnahme
Um zu wissen, wo Sie ansetzen können, brauchen Sie einen exakten Überblick über Ihren tatsächlichen Zeitverbrauch. Dazu notieren Sie für den Zeitraum von mindestens einer Woche in einem Zeitprotokoll, wie viel Zeit Sie für welche Aktivitäten verbrauchen. Das erfordert zwar Disziplin, aber nur so erkennen Sie genau, wofür Sie Ihre Zeit tatsächlich verwenden und sind nicht auf Vermutungen oder Schätzungen angewiesen.
Dann analysieren Sie dieses Zeitprotokoll. Für welche Tätigkeiten haben Sie die meiste Zeit investiert? Sind Sie weiterhin bereit, so viel Zeit dafür aufzuwenden? Wofür hätten Sie gern mehr Zeit, was kann gestrichen oder reduziert werden? So wissen Sie sehr genau, was Sie künftig an Ihrem Tagesablauf verändern müssen, um mehr Zeit für die Dinge zu finden, die Ihnen wichtig sind. Und wenn Sie feststellen, dass Sie bisher einiges an Zeit vertrödelt haben, dann denken Sie daran: Sie können es jederzeit ändern.
Planen Sie schriftlich und ergebnisorientiert
Planen Sie schriftlich, denn was Sie schwarz auf weiß vor sich sehen, hat mehr Bestand als ein flüchtiger Gedanke daran. Fragen Sie sich als erstes: "Was sind meine Prioritäten für den Tag?" Anders gesagt: Was wollen und was müssen Sie unbedingt erledigen? Sortieren Sie Ihre Aufgaben in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge und formulieren Sie jede einzelne ergebnisorientiert. Also nicht "Präsentation anfertigen" sondern "Präsentation fertiggestellt". Schließlich wollen Sie ein Ergebnis erreichen und die Präsentation nicht um der Tätigkeit willen erstellen.