Zeitmanagement

Wie Sie Überstunden dauerhaft reduzieren

Wie Sie Überstunden dauerhaft reduzieren
geschrieben von Burkhard Krupa

Überstunden machen keinen Spaß, sind aber hin und wieder notwendig. Spätestens wenn Ihr wohlverdienter Feierabend näher rückt, aber noch jede Menge wichtiger und nicht verschiebbarer Aufgaben zu realisieren sind, müssen Sie meistens in diesen sauren Apfel beißen. Wie Sie die Folgen etwas abmildern und Überstunden generell vermeiden können, zeigen Ihnen meine heutigen Empfehlungen.

Stellen Sie Ihre Arbeitsweise auf den Prüfstand

Setzen Sie dazu bei den Ursachen an, die zu Überstunden führen. Entweder entsteht die Situation kurzfristig (erhöhter Arbeitsanfall, Einhaltung von Fristen etc.) oder der Wurm liegt im System. Das heißt, dass die Arbeit so organisiert ist, dass zwangsläufig Überstunden anfallen müssen, weil Sie die Aufgaben in der gegebenen Zeit gar nicht abarbeiten können. Der erste Fall ist kaum zu ändern, sollte aber auf Ausnahmen beschränkt sein.

Im zweiten Fall sollten Sie genauer hinschauen. Beobachten Sie sich zunächst selbst und finden Sie heraus, wo Sie Reserven haben. Kümmern Sie sich um zu viel Unwichtiges? Trödeln Sie gerne herum? Lassen Sie sich schnell ablenken? Ist das alles weitestgehend ausgeschlossen, fragen Sie sich, ob die in den Überstunden geleistete Arbeit auch wirklich wichtig ist. Falls ja, überlegen Sie zusammen mit Ihrem Chef, wie die Überstunden durch bessere Arbeitsorganisation reduziert werden können. Falls nein, sollten Sie nicht Ihre kostbare Zeit damit verschwenden.

Stoßen Sie Ihren Chef nicht vor den Kopf

Sicherlich fällt es kaum jemandem leicht, seinem Vorgesetzten zu vermitteln, dass der Arbeitsumfang überhandnimmt und nicht mehr alleine zu stemmen ist. Das ist beileibe kein Einzelfall, denn es gibt viele Unternehmen, in denen die Aufgabenflut in der normalen Arbeitszeit gar nicht mehr zu bewältigen ist. Trotzdem verschließen viele Chefs die Augen davor und gehen wie selbstverständlich davon aus, dass ihre Mitarbeiter nichts Besseres zu tun haben, als ihre freie Zeit der Firma zur Verfügung zu stellen.

Doch statt nun Überstunden als etwas Unausweichliches und Zwangsläufiges zu betrachten, sollten Sie die Arbeitsorganisation durchdenken und Ihrem Vorgesetzten Alternativen anbieten. Denn niemand sonst als Sie sind dazu in der Lage. Wenn Sie aber immer nur still und heimlich maulen und Überstunden anhäufen, brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn sich nichts ändert. Reden Sie also mit Ihrem Chef und unterbreiten Sie Vorschläge, wie Sie Ihren Job besser und produktiver erledigen können oder welche Tätigkeit Ihnen abgenommen werden sollten. Achten Sie aber darauf, dass beide Seiten damit leben können.

Planen Sie vorher, wann und wie lange Sie länger arbeiten wollen

Es gibt Tage, da sind Überstunden absolut notwendig. Es kann aber passieren, dass Sie an genau solchem Tag selbst einen wichtigen Termin haben, den Sie unmöglich verschieben können. Was also tun? Reden Sie im Vorfeld mit Ihrem Vorgesetzten, wann es für Sie kein Problem ist, länger zu bleiben und wann nicht. Wenn Sie beispielsweise acht Wochen lang jeden Donnerstag einen Arzttermin wahrnehmen müssen, stehen Sie in dieser Zeit für Überstunden nicht zur Verfügung.

Sie können aber mit Ihrem Chef absprechen, wann er Sie stattdessen einplanen kann. Der Vorteil: Sie lehnen Überstunden nicht pauschal ab, beeinflussen aber die Spielregeln. So könnten Sie zum Beispiel die eine oder andere Mehrarbeit in die Zeit vor dem regulären Arbeitsbeginn legen: Sie kommen früher, gehen pünktlich nach Hause und haben trotzdem die notwendige Arbeit geschafft. Dafür stehen Sie dann zu anderen Zeiten (Wochenende) nicht mehr zur Verfügung.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

Bildnachweis: contrastwerkstatt / Adobe Stock

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Burkhard Krupa