Produktiv zu arbeiten heißt, ein ausgewogenes Verhältnis von Aufwand und Ergebnis zu haben. Das vergessen viele Zeitgenossen aber häufig und glauben zudem, dass mehr Zeitaufwand
auch automatisch zu einem besseren Ergebnis führt.
Doch weit gefehlt: Oft sind es gerade die (meist unwichtigen) Kleinigkeiten, die zur Gesamtaussage kaum beitragen, aber immens viel Zeit schlucken. Und das zehrt an der Produktivität.
Verzichten Sie auf Übergenauigkeit
Überlegen Sie: Wie oft streben Sie bei nebensächlichen Dingen nach Perfektion? Wie oft feilen Sie an einem einzigen Satz in einem Brief oder einer Mail, nur um den Inhalt noch besser rüberzubringen? Ist es da nicht wesentlich sinnvoller, bei jeder vor Ihnen stehenden Aufgabe darüber nachzudenken, welche Qualität gefordert ist? Wahrscheinlich reicht häufig ein „gut“ statt ein „perfekt“.
Achten Sie auf solche Begleitumstände wie Effizienz, Schnelligkeit oder Schönheit und was bei der jeweiligen Aufgabe Vorrang hat. Wenn Sie dabei mit Augenmaß vorgehen, gewinnen Sie Zeit für andere Dinge.
Lassen Sie sich nicht hinhalten
Gerade im Verkauf gilt: Augen auf und Vorsicht vor Zeitdieben. So manch ein Kunde ist ein wahrer Profi wenn es darum geht, Ihnen wertvolle Zeit zu stehlen. Sie erkennen ihn leicht an folgender Vorgehensweise: Er zeigt Interesse an Ihrem Angebot, meldet sich per Mail oder ruft sogar an. Er will Einzelheiten wissen und tut so, als ob er kurzfristig zur Tat schreiten will, sprich den Vertrag unterschreiben.
Dann fordert er weitere Unterlagen und verabredet mit Ihnen sogar einen persönliche Beratungstermin. Alles deutet daraufhin, dass er kaufen will. Und Sie? Sie glauben, den Auftrag schon so gut wie in der Tasche zu haben. Doch auf einmal gibt es kurz vor der Unterschrift doch noch Klärungsbedarf.
Der Grund ist in der Regel immer der gleiche: Der Kunde kann sich vermeintlich nicht entscheiden und will im Endeffekt nur bessere Konditionen aushandeln. Was tun, wenn Sie diesen wichtigen Kunden nicht verlieren wollen? Lassen Sie sich nicht ins Bockshorn jagen.
Erklären Sie ihm einfach: „Wir hatten letztens ja alles Wesentliche besprochen, ich schicke den Vertrag mit den vereinbarten Konditionen noch heute raus. Sie müssen mir nur noch sagen, wann geliefert werden soll.“ So machen Sie ihm elegant klar, dass er sich nun endlich entscheiden muss.
Blocken Sie Kollegen ab, die gerne Arbeit verteilen
Lassen Sie Vorsicht walten, wenn ein Kollege oder eine Kollegin mit so schmeichelnden Sätzen wie „Können Sie mir kurz helfen, Sie sind doch so gut darin!“ oder „Ohne Sie wüsste ich nicht, was ich machen sollte!“ zu Ihnen kommt. In der Regel will der eine wie der andere nur Eines: Sie sollen ihm helfen, die Kastanien für ihn aus dem Feuer zu holen.
Damit es nicht so offensichtlich wirkt, dass sie nur Verantwortung abgeben wollen, wird gern Mitleid erweckt und Hilflosigkeit vorgetäuscht. Das Ziel besteht darin, Ihre Gutmütigkeit auszunutzen, weil Sie als hilfsbereit bekannt sind und anderen bei Bedarf gerne mal unter die Arme greifen.
Sagen Sie in solchen Fällen innerlich „Stopp!“ und knicken Sie nicht sofort ein. Erkundigen Sie sich zuerst nach dem Warum und überlegen Sie dann zusammen mit dem Bittsteller, wie eine Lösung für sein Problem aussehen könnte. Braucht er wirklich Hilfe, können Sie ihm diese gewähren. Machen Sie ihm gleichzeitig klar, dass es sich nur um eine Ausnahme handeln kann, weil bei Ihnen Arbeit liegen bleibt, die auch erledigt werden muss.
Fazit: Wenn Sie Arbeitsüberlastung und Stress vermeiden wollen, greifen Sie zu einem bewährten Mittel: Ein freundliches, aber bestimmtes Nein.
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