Selbstorganisation: Bereiten Sie Telefonate vor
Sie lesen gerade eine E-Mail oder denken an ein Treffen mit einem Geschäftspartner, dem Sie einen Rückruf versprochen hatten. Sie greifen zum Hörer und rufen an – unvorbereitet. Während des Telefonats stellen Sie fest: Sie benötigen Unterlagen oder hätten einige Fakten recherchieren müssen. Die Folge: Sie müssen später nochmals anrufen.
Die Lösung: Bereiten Sie sich grundsätzlich vor – auch wenn alles klar zu sein scheint. Überlegen Sie, worüber Sie reden wollen, welche Unterlagen Sie benötigen und was das Ziel Ihres Telefonats ist.
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Selbstorganisation: Erläutern Sie das Ziel Ihres Anrufes
Wer am Beginn eines Telefonates eine offene Frage stellt á la "Wie geht’s?", hat schon verloren. Der Gefragte wird sich lang und breit über seinen Seelenzustand auslassen und Sie finden nicht den Absprung, um auf das von Ihnen gewünschte Thema zurückzukommen. Sie verlieren das Ziel aus den Augen und fragen sich nach einiger Zeit innerlich, weshalb Sie eigentlich angerufen haben.
Die Lösung: Notieren Sie vor wichtigen Telefonaten Ihr Ziel in Stichworten. Dadurch fokussieren Sie sich darauf und lassen sich weniger ablenken. Verweisen Sie gleich zu Beginn Ihres Gespräches auf den Anlass: "Sie hatten mich gebeten, dass…"
Selbstorganisation: Begrenzen Sie die Redezeit
Ein Schwätzchen in Ehren kann niemand verwehren. Sie haben nur dann ein Problem, wenn dieses Schwätzchen ausartet und zum Zeitfresser wird. Und das Problem wird noch größer, wenn Sie den Gesprächspartner durch entsprechende Fragen aufgefordert haben, auf Dinge einzugehen, die mit dem Ziel Ihres Anrufes nicht viel oder gar nichts zu tun haben.
Die Lösung: Ziehen Sie Grenzen. Konzentrieren Sie sich bei Mitarbeitern oder Kollegen auf das Wesentliche. Verschieben Sie den Small-Talk auf die Pause. Bei Kunden oder Geschäftspartnern sollten Sie nach kurzer Zeit wieder zum Anlass Ihres Gespräches zurückkehren.