1. Unterbrechungen reduzieren
Gerade haben Sie sich auf die vor Ihnen liegende Aufgabe konzentriert, da platzt ein Kollege herein und unterbricht Ihre Konzentration. Geschieht das ein paar Mal hintereinander, haben Sie jedes Mal mehr Mühe, Ihre Aufmerksamkeit neu zu justieren. Ähnliches passiert bei den nicht enden wollenden Anrufen oder E-Mails. Sie könnten wesentlich produktiver arbeiten und einiges an Zeit sparen, wenn Sie – zumindest ab und zu – für eine ungestörte Zeit sorgen.
Wer nämlich hoch konzentriert ist, erledigt vieles wesentlich schneller als sonst. Halten Sie deshalb die Tür geschlossen, wenn Sie nicht gestört werden wollen. Für die ganz hartnäckigen unter den Störern gibt es ein Schild: „Bitte nicht stören!“ Außerdem macht es Sinn, den Anrufbeantworter ein- und das Handy auszuschalten oder Anrufe zu einem Kollegen umleiten zu lassen. Und schließlich: Falls möglich, blocken Sie den E-Mail-Alarm. Hilft das alles nichts bei Ihrem Selbstmanagement, dann verkrümeln Sie sich in ein leeres Zimmer, in eine Bibliothek oder arbeiten Sie, falls vom Chef gestattet, eine bestimmte Zeit zu Hause.
2. Internet für besseres Selbstmanagement maßvoll und gezielt nutzen
Was wäre, wenn das Internet mal für ein paar Tage ausfallen würde? Unvorstellbar. Die meisten Menschen wüssten vermutlich kaum noch etwas mit sich anzufangen, denn das Internet ist ja so spannend. Egal ob Sie etwas Bestimmtes suchen oder nur so surfen: Ehe Sie es bemerken, sind aus einem Klick viele Klicks geworden und die Zeit verrinnt unentwegt. Was tun?
Vorschlag für ein besseres Selbstmanagement: Beschränken Sie sich auf das, was Sie suchen, nicht mehr. Haben Sie das Grundlegende zu einem Thema gefunden, beenden Sie die Recherche. Zwingen Sie sich dazu, weiterführenden Quellen oder Hinweisen nicht nachzugehen, selbst wenn sie interessant erscheinen. Denn die Zeit, die dabei verloren geht, fehlt Ihnen anschließend, um Ihre eigentliche Aufgabe zu bewältigen. Und das führt wiederum zu Hektik und Stress. Steuern Sie also rechtzeitig dagegen.
Telefonate sinnvoll planen und führen
„Es war einmal…“ – so fangen die Märchen an. Es gab auch mal eine Zeit ohne Smartphones, da konnten viele Menschen mit anderen nur über öffentliche Telefonhäuschen kommunizieren. Und deshalb stand da auch ein ganz entscheidender Satz, der in der heutige Zeit nichts an Aktualität eingebüßt hat: „Fasse dich kurz!“
Haben Sie mal bewusst darauf geachtet oder darüber nachgedacht, wie viel Zeit Ihnen verloren geht, nur weil Sie Telefonate ausdehnen, um mit Freunden, netten Kollegen oder Kunden zu plauschen? Nichts gegen einen kleinen Schwatz, der ist wichtig für die zwischenmenschlichen Beziehungen (das belegen neuere Forschungsarbeiten). Nur ausufern sollte er nicht.
Gehen Sie deshalb sorgsam mit Ihrer Zeit um und achten Sie darauf, wann Sie wem wie viel davon schenken. Begrenzen Sie vor allem berufliche Telefonate auf das Notwendige. Stellen Sie keine – gut gemeinten – Fragen, auf die Ihr Gesprächspartner ausschweifend antworten kann und es in der Regel auch macht. Setzen Sie sich selbst einen Zeitrahmen und halten ihn ein. Das gilt auch für Ihre privaten Telefonate, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Geduld überstrapaziert wird.
Viel Erfolg beim Umsetzen der Tipps für ein besseres Selbstmanagement!
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