Zeitmanagement

Selbstmanagement: Wie Sie der Hektik Paroli bieten

Selbstmanagement: Wie Sie der Hektik Paroli bieten
geschrieben von Burkhard Krupa

Im Büroalltag lassen sich stressige Situationen und hektische Aktivitäten kaum vermeiden. Selbst eine ausgefeilte Planung kann daran nichts ändern. Was aber häufig nicht beachtet wird: Zeitdruck entsteht nicht zwangsläufig, sondern ist häufig hausgemacht. Mit anderen Worten: Ein falsches Selbstmanagement ist der Auslöser. Wie Sie besser vorgehen können, erfahren Sie in diesen Tipps.

Vermeiden Sie Feuerwehreinsätze

Es sei denn, Sie sind bei der freiwilligen Feuerwehr. Was ich meine sind die hektischen Hauruck-Aktionen, die sich zwar nicht immer verhindern lassen, aber auf ein begrenztes Maß reduziert werden sollten. Denn blinder Aktionismus führt in der Regel zu weiteren Problemen, weil unter Druck vermehrt Fehler gemacht werden – und für deren Ausgleich wird ein höherer Zeitaufwand benötigt.

Bevor Sie sich also beispielsweise viel Neues vornehmen, ohne die alten Sachen abgearbeitet zu haben, sollten Sie in Ruhe überlegen, welche angefangenen Projekt Sie auf alle Fälle zu Ende bringen, um motiviert an die nächsten Aufgaben gehen zu können. Sonst verwechseln Sie – wie viele Zeitgenossen – Aktivität mit Priorität und wundern sich, warum Sie nichts wirklich schaffen. Besser ist es also nachzudenken, was als nächstes sinnvollerweise zu tun ist, als mit viel Hektik und Stress etwas zu stemmen. Nehmen Sie sich also in einer ruhigen Minute die Zeit, um Ihre Aktivitäten zu analysieren und gegebenenfalls neue Prioritäten zu setzen.

Arbeiten Sie mit Ritualen

Wenn sich das für Sie komisch anhört, nennen Sie es einfach Gewohnheiten, denn um nichts anderes handelt es sich. Doch warum ausgerechnet Gewohnheiten? Aus einem ganz einfachen Grund: Sie geben Struktur, Orientierung und demzufolge auch Halt. Mit anderen Worten: Auch in stürmischen Zeiten behalten Sie den Überblick und bewahren Ruhe, weil Sie sich an Ihren eingeübten Gewohnheiten orientieren. Und das bedeutet wiederum, das Sie Stress, Hektik und Zeitdruck im Griff haben – und nicht umgekehrt. Sie behalten Ihre innere Ruhe und Ausgeglichenheit.
Hier ein paar Beispiele: Geht es mal wieder hoch her, zwingen Sie sich zu kurzen Pausen, stellen Sie sich an das geöffnete Fenster oder gehen Sie ein paar Schritte außerhalb des Büros. Achten Sie auch auf Ihren Biorhythmus. Haben Sie am frühen Morgen Ihre Hochphase, nehmen Sie sich zu dieser Zeit immer schwierige oder komplizierte Aufgaben vor. Um die Mittagszeit herum sind weniger wichtige Dinge an der Reihe. Beenden Sie Ihren Tag auch wieder mit einem Ritual: Schließen Sie bewusst die Bürotür und lassen Sie Ihre beruflichen Gedanken dort. Gelingt Ihnen das Abschalten nur schwer, dann verabschieden Sie sich spätestens an Ihrer Haustür von diesen Gedanken. So setzen Sie ein Zeichen, dass Sie Ihren Arbeitstag hinter sich gelassen haben und die vor Ihnen liegende Zeit nun Ihnen allein gehört. Der Vorteil solcher Gewohnheiten: Regelmäßige Handlungen entbinden Sie von der Notwendigkeit darüber nachzudenken, wann Sie was erledigen wollen.

Achten Sie auf Ausgewogenheit

Wer im Hamsterrad steckt kommt eher selten dazu, sich Gedanken über seine Werte und Ziele zu machen. Doch gerade die geben Orientierung beim Handeln. Sie sind also gut beraten, wenn Sie regelmäßig überprüfen, was Ihnen am Herzen liegt. Die Frage ist: Haben Sie überhaupt konkrete Ziele oder sind Sie fremdgesteuert und lassen sich von anderen sagen, wo es lang geht? Ein (über-) voller Terminkalender sagt nichts über ein erfülltes Leben aus. Sie können Ihre Leistungsenergie nur erhalten, wenn Sie die verschiedenen Lebensbereiche wie Beruf, Familie und Gesundheit in einer vernünftigen Balance halten. Es kommt schließlich auf eine gewisse Ausgewogenheit an, um Ihr Wohlbefinden aufrechtzuerhalten. Wer nur für den Beruf da ist, muss sich nicht wundern, wenn seine Beziehung in die Brüche geht oder gar seine Kinder sich von ihm abwenden. Nur Ausgeglichenheit gibt die notwendige Energie für alle Lebensbereiche. Das muss nicht bedeuten, dass der Anteil jeweils gleich groß ist. Natürlich nimmt naturgemäß der Beruf die meiste Zeit ein, doch Sie sollten es nicht übertreiben. Denn das führt zwangsläufig zur Vernachlässigung der anderen und damit zum Leistungsabfall und Erschöpfung. Ab und zu wird es sich nicht vermeiden, aber lassen Sie es nicht zu einem Dauerzustand werden.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

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Burkhard Krupa

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