Die folgenden 3 Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Prioritäten richtig zu setzen.
1. Tipp: Das Wichtigste zuerst
Das klingt einfach, aber im täglichen Trubel ist es nicht leicht, immer das Wichtigste herauszufinden und Dringendes zurückzustellen. Planen Sie daher schon am Morgen Platz für die wesentlichen Aufgaben ein. Und dann sorgen Sie dafür, dass Sie nicht in Dringlichkeiten ersticken und zu den Ihnen wichtigen Projekten
gar nicht mehr kommen.
Dabei kann Ihnen das so genannte „Kiesel-Prinzip“ helfen. Das funktioniert folgendermaßen: Stellen Sie sich vor, Sie möchten unbedingt drei wichtige Dinge erledigen. Dann legen Sie Zeitfenster fest, in denen Sie sich genau diesen drei wichtigen Aufgaben widmen wollen. Schätzen Sie anhand Ihrer Erfahrungen ein, wie lange jede Aufgabe etwa dauern wird (planen Sie sicherheitshalber einen kleinen Puffer ein).
In der übrigen Zeit beschäftigen Sie sich mit kleineren Projekten, die Sie zwischen Ihren drei anderen Aufgaben erledigen können. Eine nach diesem Prinzip ausgerichtete Planung mit eindeutigen Prioritäten und ausreichend Zeit dafür ist der Schlüssel für eine ausgewogene Zeitbalance.
2. Tipp: Planen Sie auch die Zeitdauer ein
Legen Sie also nicht nur den Beginn einer Aufgabe fest (Anfangszeit), sondern planen Sie auch die etwaige Dauer mit ein (von 9.30 bis 11 Uhr). So haben Sie immer einen gewissen Überblick, wie lange Sie für die Bearbeitung eines Projektes benötigen. Bewährt hat sich dabei, wenn Sie die entsprechenden Zeiten in Ihrem Terminplaner oder Kalender schraffieren.
Das hilft insbesondere dann, wenn Sie wenig Zeit haben und Ihren Kalender nur kurz überfliegen, um freie Lücken zu finden. Und noch etwas sollten Sie beachten: Solche Vorgaben sind nicht unumstößlich, schließlich wissen Sie nie hundertprozentig, was der Tag noch bringen wird – und unverhofft kommt oft. Also planen Sie nicht zu eng.
3. Tipp: Nutzen Sie die Vorteile der Wochenplanung
Natürlich hat die Tagesplanung ihre Vorteile: Sie können Ihren Tag besser überblicken und Sie können von vornherein Zeitdruck ausschalten oder minimieren. Der Nachteil: Sie richten Ihre Aufmerksamkeit häufig auf das, was am nächsten liegt, und das ist meistens das, was dringend ist. Durch die so entstehende Hektik kann es leicht passieren, dass Sie Ihre langfristigen Ziele aus dem Auge verlieren und Gefahr laufen, sie nicht ausreichend zu beachten.
Weitaus effektiver ist es da, wenn Sie Ihre täglichen Termine und Aufgaben nicht einfach nur notieren und erledigen, sondern für die wesentlichen Dinge einen guten Tag finden. Und genau das erreichen Sie mit der Wochenplanung. Sie reagieren einerseits nicht mehr auf Ihren Terminkalender, sondern entscheiden eigenverantwortlich. Andererseits können Sie gezielt Ihre täglichen Hochleistungsphasen dafür einsetzen.
Denn zu diesen Zeiten geht Ihnen vieles locker von der Hand, während Sie zu anderen Zeiten einfach nicht zu Potte kommen. Die Folge: Sie schaffen dann wesentlich mehr als sonst. Reservieren Sie sich deshalb genau diese Zeiten für Ihre wichtigen Aufgaben. Auf diese Weise verbinden Sie sinnvoll die Wochenplanung mit dem Tagesgeschäft.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
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