Tipp No. 1: Beantworten Sie immer zwei Fragen
Bevor Sie sich vorschnell zu einer Zusage hinreißen lassen, beantworten Sie für sich immer erst zwei einfache Fragen:
- Können Sie die zusätzliche Aufgabe übernehmen?
- Wollen Sie diese übernehmen?
Die Antwort auf die erste Frage zeigt Ihnen, ob Sie fachliche überhaupt in der Lage sind und obendrein die Zeit haben, dem Kollegen oder Mitarbeiter den Gefallen zu tun. Die Antwort auf die zweite Frage hängt mit Ihre Zielen und Prioritäten zusammen.
Die fachliche Kompetenz ist meistens gegeben, denn sonst würde man Sie nicht fragen. Beim zweiten Aspekt – Ihrer Zeit – wird es schon etwas schwieriger. Denn eine Zusage zieht automatisch Konsequenzen nach sich. Sie müssen Ihre eigene Arbeit zurückstellen, eventuell auch Termine verschieben. Es ist daher immer Ihr gutes Recht, etwas auch mal abzulehnen. Das hat nichts damit zu tun, dass Sie nicht helfen wollen.
Im Gegenteil: Sie kennen Ihre Aufgaben und müssen sehr sorgfältig einschätzen, ob davon etwas verschoben werden kann. Und schließlich können auch Ihre eigenen Prioritäten dazu führen, eine geäußerte Bitte abzulehnen, das heißt klare Grenzen zu ziehen.
Tipp No. 2: Kollegial zu sein heißt nicht, für die anderen die Arbeit zu machen
Leider gibt es eine ganze Reihe von Zeitgenossen, die sich auf Kosten anderer durchs Leben schummeln wollen. Die sind dann schnell dabei, Ihre Hilfsbereitschaft und Gutmütigkeit auszunutzen. Verpackt wird das in solche harmlosen Anfragen wie „Können Sie das mal eben fertig machen?“ oder „Könntest du das erledigen, ich muss zu einem wichtigen Meeting?“
Damit keine Missverständnisse entstehen: Selbstverständlich sollten Sie helfen, wenn Not am Mann ist. Aber das sollten Sie genau prüfen. Ein Nein hängt zum Beispiel von der bisherigen Art der Zusammenarbeit ab. Steckt Ihre Kollegin unverschuldet in Schwierigkeiten, weil vielleicht ein Auftrag davon abhängt, dann sollten Sie Ihre Hilfe nur dann verweigern, wenn Sie selbst zeitliche Probleme haben und definitiv nicht helfen können.
Ist der Engpass dagegen selbst verschuldet, weil die Kollegin so lange getrödelt hat, dass jetzt die Luft brennt, weil sie stets auf den letzten Drücker arbeitet, dann sollten Sie nicht aushelfen. Und zwar auch dann nicht, wenn Sie es könnten. Denn Ihre Kollegin sollte erst gar keine Gewohnheit entwickeln, sich auf Ihre Gutmütigkeit zu verlassen. Fazit: Mit falsch verstandener Hilfsbereitschaft belasten Sie sich nur selbst.
Tipp No. 3: Ablehnen leicht gemacht
Wenn Sie häufig dem Helfer-Syndrom erliegen, dann haben Sie – oft leider zu Unrecht – das Gefühl, gebraucht zu werden. Doch nicht Nein sagen zu können und seine eigenen Belange aus den Augen zu verlieren führt zu Stress. Lernen Sie daher, eine Bitte auch mal mit einem klaren Nein abzulehnen. Denn die Arbeit, die Sie bewältigen können, ist begrenzt. Je mehr Sie also anderen helfen, desto weniger können Sie selbst realisieren.
Verweisen Sie auf Ihre Projekte, die ebenfalls keinen Aufschub dulden, auf andere Kollegen oder bieten Sie Alternativen an: „Im Moment geht das leider gar nicht, lassen Sie uns später dazu telefonieren“. Erklären Sie dann freundlich, aber bestimmt, warum Sie eine Aufgabe nicht übernehmen werden. Fällt Ihnen das Absagen anfangs schwer, überlegen Sie sich eine Standardantwort, mit der Sie Zeit gewinnen. („Ich muss erst mal meinen Kalender befragen, ob das geht, ich melde mich nachher“). Sie verhindern damit, dass Sie in die Gewohnheitsfalle tappen und automatisch Ja sagen.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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