Selbstmanagement: Achtung Zeitkiller!

Mit folgenden Tipps gehen Sie effektiv gegen Zeitverschwendung vor

Wie oft stellen Sie fest, dass Sie tagsüber in Arbeit regelrecht ersticken und am Abend dann merken, dass Sie nichts Wesentliches auf die Reihe gebracht haben? Ein häufiger Grund dafür sind Zeitkiller, die Sie nicht unbedingt als solche wahrnehmen, die Sie aber erheblich Zeit kosten. Wie Sie wieder mehr Zeit für sich und Ihre wichtigen Aufgaben finden, verrate ich Ihnen in den folgenden Tipps.

Besprechungen optimieren

Besprechungen sind notwendig, werden aber selten effizient durchgeführt. Zu oft beschleicht den einen oder anderen das Gefühl, seine Zeit dort sinnlos abzusitzen, weil endlos viel geredet und besprochen wird, aber kaum abrechenbare Ergebnisse erzielt werden. Tragen Sie also – sofern Sie die Möglichkeit haben – dazu bei, Meetings produktiver durchzuführen.

Das betrifft sowohl die Planung als auch die Umsetzung. Reduzieren Sie zum Beispiel die Häufigkeit von Sitzungen. Muss es tatsächlich jede Woche sein oder reicht auch ein vierzehntägiger oder vierwöchiger Rhythmus? Kann die Liste der Teilnehmer gestrafft werden? Fehlt Ihnen die Befugnis, dann reden Sie mit Ihrem Chef und unterbreiten ihm entsprechende Vorschläge. Nicht in einem meckernden Ton, sondern sachlich und mit Fakten unterlegt. Vielleicht gelingt es Ihnen auf diese Weise, dem Sitzungswahnsinn Einhalt zu gebieten. Denn sind Ihre Vorschläge konstruktiv und tatsächlich umsetzbar, wird kein Chef sich dagegen sträuben.

Unterlagen finden statt zu suchen

Hand auf’s Herz: Wie viel Zeit vertrödeln Sie täglich, nur um bestimmte Unterlagen, Notizen und ähnliches zu suchen? Zu viel? Dann verrate ich Ihnen jetzt ein sehr wirksames Gegenmittel (nein, ich möchte Sie nicht veralbern): Halten Sie Ordnung. Na klar wissen Sie das und können es auch. Das Problem ist, es SOFORT zu tun. Also den Zettel mit der Telefonnummer, der Adresse oder nur einer Gedankenstütze so abzulegen, dass Sie ihn auch nachher, morgen oder in zwei Tagen wiederfinden. Verstauen Sie die abgeschlossene Akte gleich in die (richtige) Ablage. Machen Sie es nicht, sind Papierstapel vorprogrammiert.  

Eine andere Variante: Fehlt in dem Moment die Zeit, dann nehmen Sie sich vor, das zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen. Lassen Sie dann aber keine Ausreden zu, es nicht zu tun. Blockieren Sie sich am besten bestimmte Zeiten, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen und alles so zu sortieren, dass es an dem richtigen Platz liegt, wo Sie es auch wiederfinden. Investieren Sie dafür zehn bis fünfzehn Minuten, und Sie werden später durch viel weniger Suchzeit belohnt. Genießen Sie die zusätzliche freie Zeit, die Sie dadurch gewonnen haben.

Den Arbeitsweg sinnvoll nutzen

Sollten Sie einen kurzen Arbeitsweg haben, dann können Sie sich freuen. Falls nicht – und dieser Fall dürfte öfter gegeben sein – dann sollten Sie überlegen, wie Sie diese Zeit sinnvoll nutzen können. Denn oft kommen dabei ein oder gar zwei Stunden zusammen. Doch was machen die meisten Menschen, sobald sie den Bus, die Straßen- oder S-Bahn betreten haben? Das Handy wird heraus gekramt und die sozialen Netzwerke gecheckt, die kürzlich eingetroffenen Kurzmitteilungen gelesen oder ein Spielchen begonnen.

Noch „besser“ sind die langatmigen und häufig nichtssagenden Telefonate („Ja, ich bin gerade in der Bahn und in ca. 5 Minuten da. Dann kann ich dir die neuen Bilder zeigen.“). Seien Sie schlauer und verbringen Sie Ihre Zeit sinnvoller. Lesen Sie zum Beispiel Bücher, die Sie weiterbringen, unterhalten oder Ihnen Neues vermitteln. Hören Sie Musik, die morgens munter macht und abends entspannt, so dass Sie sich auf den Feierabend vorbereiten können. Besorgen Sie sich spannende Hörbücher, um sich nicht nur beruflich, sondern auch privat weiterzubilden.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

Veröffentlicht am 7. November 2016