Zeitmanagement

Achten Sie auf Ihre Prioritäten

Achten Sie auf Ihre Prioritäten
geschrieben von Burkhard Krupa

Ein Plan ist zwar eine gute Sache, doch erstens kommt es häufig anders und zweitens als man denkt. Wer in solchen Situationen seine Prioritäten nicht kennt, den versetzen schon harmlose zusätzliche oder neue Aufgaben in Panik. Im Ergebnis entstehen Zeitdruck und Stress. Wie Sie sich in solchen Fällen wieder auf Ihre Prioritäten besinnen und effizient handeln, zeigen Ihnen folgende Tipps.

Sie arbeiten ohne Pause durch und erreichen trotzdem nicht Ihr Tagesziel. Wie ist das möglich? Sie haben sich ja schließlich alle Mühe gegeben? Die Antwort ist relativ einfach: Weil geschäftiges Tun nicht mit Produktivität gleichzusetzen ist.

1. Vermeiden Sie unproduktiven Aktionismus

In Stresssituationen sinkt nun mal die Fähigkeit, vernünftige Entscheidungen zu treffen. Sie wählen also aus, was Ihnen jetzt am meisten hilft, und das kann der Ihnen unter den Nägeln brennende Termin genauso sein wie das überfällige Gespräch mit einem wartenden Kunden. Mit anderen Worten: In solchen Situationen können Sie Wichtiges nur noch schwer von Unwichtigem trennen. Daher meine Empfehlung: Werden in kritischen Situationen neue Aufgaben an Sie herangetragen, nehmen Sie sich kurz Zeit und prüfen sehr genau die Notwendigkeit. Müssen Sie sich jetzt dazu entschließen oder lässt sich das problemlos auch auf später verschieben?

2. Notieren Sie sich Ihre Prioritäten

Sie kennen vielleicht das Sprichwort “Aus den Augen, aus dem Sinn!” Genau das trifft den Kern. Nur daran denken zu wollen reicht nicht aus, denn anscheinend wichtigere Dinge lasen diese Gedanken schnell verschwinden. Was Sie allerdings schwarz auf weiß vor sich haben, entgeht Ihnen nicht so schnell (Erinnerungsfunktion). Planen Sie deshalb das, was Sie vorhaben, immer schriftlich. Markieren Sie dann auch gleich Ihre Prioritäten. Gibt es Abstufungen in der Wichtigkeit, dann notieren Sie diese in der entsprechenden Reihenfolge.

Auch wenn Sie vielleicht glauben mögen, dass diese Zeit verschwendet ist: Sie ist es nicht. Denn Sie aktivieren damit automatisch Ihr Unterbewusstsein und beschäftigen sich im Geiste damit. So entstehen oft schon beim Aufschreiben Ideen für die Losung eines Problems. Deshalb funktioniert die Planung von Prioritäten ohne Papier nur eingeschränkt oder überhaupt nicht.

3. Suchen Sie sich Hilfe

Wenn immer mehr auf Sie einströmt, kommen Sie schnell auf die Idee, sich mehr zuzumuten als es Ihnen guttut. Die Folge: Sie verlieren ziemlich schnell die Übersicht und verzetteln sich. Obendrein tendiert Ihre Zuversicht, das Aufgabenpensum in der vorgegebenen Zeit zu schaffen, gegen Null. Versuchen Sie deshalb erst gar nicht, intensiver oder schneller zu arbeiten, denn das wird Ihr Problem nicht lösen. Sie machen wahrscheinlich mehr Fehler, müssen diese korrigieren und so viel mehr Zeit einsetzen, als Ihnen lieb ist.

Denken Sie stattdessen lieber darüber nach, wer Ihnen in diesem Fall unter die Arme greifen kann. Suche Sie sich Hilfe und delegieren Sie einen Teil Ihrer Aufgaben. Achten Sie aber darauf, dass das keine Einbahnstraße Ihrerseits bleibt. Bieten Sie im Gegenzug Hilfe an, wenn sich die Gelegenheit ergibt

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

Bildnachweis: zinkevych / Adobe Stock

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Burkhard Krupa