Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen
Gerade kleinere Aufgaben schlucken viel Zeit, weil das Drumherum oft genauso umfangreich ist wie bei größeren Projekten: Sie müssen Unterlagen heraussuchen, Informationen einholen, vielleicht ein Telefonat führen und sich schließlich um die Ablage kümmern.
Sammeln Sie dagegen gleichartige Aufgaben und erledigen sie diese zusammenhängend in einem Block, erhöht sich zwar die Arbeitszeit, aber der Aufwand für Vor- und Nachbereitung bleibt derselbe. Der Vorteil: Da Sie sich nicht jedes Mal wieder aufs Neue in ein Thema einarbeiten müssen, spart das viel Zeit.
Post, E-Mails
Legen Sie Zeiten für die Bearbeitung Ihrer (elektronischen) Post fest, beispielsweise am späten Vormittag, nach der Mittagspause oder kurz vor Feierabend. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Zeit Sie benötigen, setzen Sie einen größeren Zeitblock an und verkürzen ihn dann nach und nach. Sollten Sie viele E-Mails bekommen, richten Sie dafür täglich zwei Zeitblöcke ein. Wichtig ist nur, dass Sie nicht immer schnell mal zwischendurch nachschauen, aber nicht bearbeiten.
Routineaufgaben
Regelmäßig anfallende Aufgaben lassen sich besonders einfach organisieren, weil Sie diese in Ihre Tagesplanung mit einem genau definierten Zeitblock aufnehmen können. Überprüfen Sie, ob sich solche Aufgaben nicht auch auf ein oder zwei Tage in der Woche verteilen lassen. Gängige Beispiele für solche Routineaufgaben sind Rechnungen bearbeiten, Aufräumen, Ablage, Reisekostenabrechnung, Besprechungen mit Kollegen oder Vorgesetzten.
Telefonate
Bereiten Sie Ihre Telefonate so weit es geht vor (wen wollen Sie anrufen, mit welchem Ziel, welche Unterlagen benötigen Sie) und bestimmen Sie dafür einen festen Zeitraum in Ihrem Kalender. Achten Sie auf einen günstigen Zeitrahmen für diese Aktivitäten. Blocken Sie am Vormittag Zeit für Gespräche, die eine hohe Konzentration erfordern und die Zeit nach dem Mittagessen für Telefonate, bei denen Sie sich nicht sehr konzentrieren müssen. Vermeiden Sie vor allem den spontanen Griff zum Telefonhörer, denn das kostet mehr Zeit als ein planvolles Vorgehen.
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