Angefangen von der einfachen Prioritätensetzung bis hin zu komplizierten Methoden für Zeitmanagement.
Die ALPEN-Methode
Die Methode von Lothar J. Seiwert beschreibt das Zeitmanagement auf relativ einfache, jedoch sehr effektive Art und Weise. Die einzelne Buchstaben stehen dabei für:
A = Aufgaben, Termine und Aktivitäten aufschreiben
L = voraussichtliche Länge (oder Dauer) versuchen einzuschätzen
P = Puffer einbauen, d.h. Zeiten großzügig planen
E = Entscheidungen treffen
N = Follow up oder Nachkontrolle.
Aufgaben aufschreiben: Idealerweise erledigen Sie dies schon am Vorabend. Erstellen Sie eine Liste von Tasks (Aufgaben, Termine, Aktivitäten), die Reihenfolge ist zunächst unwichtig. Was Sie am Vortag nicht geschafft haben, wird auf die Liste des Folgetages gesetzt.
Zeitbedarf schätzen: Als nächstes muss jeder Aufgabe ein Zeitaufwand zugeordnet werden. Es ist dabei wichtig, dass:
- Sie eine realistische Zeiteinschätzung vornehmen.
- Sie den Zeitaufwand nicht unterschätzen und den Zeitbedarf zu knapp bemessen.
- Sie die Zeit limitieren.
- Sie den Aufgaben exakte Uhrzeiten zuordnen.
Zeitreserven einbauen: Bauen Sie Zeitreserven ein, ungefähr im Verhältnis 60 Prozent feste und 40 Prozent flexible Zeit. Durch die flexible Zeit können Sie auf unvorhergesehene Aufgaben im Tagesablauf reagieren.
Selektieren Sie die Aufgaben: Setzen Sie sich Schwerpunkte und delegieren Sie andere Aufgaben weiter.
Follow up: Ziehen Sie am Ende eines Arbeitstages Bilanz.
Das DIN A6 Informationssystem
Ein System, dass in den 70er Jahren vom Schweizer Physiker Martin Gerber aus den USA nach Europa gebracht wurde (siehe auch MemoCard oder infoTop). Dieses System ist besonders für Menschen geeignet, die in der Handhabung ihrer Aufgaben flexibel bleiben möchten (im Gegensatz zum Zeitplanbuch), es beruht auf DIN A6 Zetteln, die in verschieden farbigen Hüllen aufbewahrt werden, wobei jede Hülle eine bestimmte Zeitqualitätskategorie repräsentiert. Und so könnte es aussehen:
- Rote Hülle – enthält alle Aufgaben, die tagesaktuell sind und heute erledigt werden müssen.
- Gelbe Hülle – Pending beziehungsweise noch nicht erledigt. Jede Aufgabe, jedes Projekt erhält eine separate Hülle.
- Blaue Hülle – enthält flexible/veränderliche Basisinformationen wie zum Beispiel Mitarbeiternamen, Kundenkontaktinformationen, Fahrplanauskünfte, Kartenmaterial, usw.
- Weiße Hülle – enthält stabile/konstante Basisinformationen wie z.B. eine Wissens- und oder Faktensammlung.
- Orangefarbene Hülle – Ideen
- Grüne Hülle – Ablage
- Leithülle – Zur besseren Orientierung empfiehlt das System eine Leithülle, die eine Gruppe von Hüllen zusammenfasst.
Das Eisenhower-Prinzip
Dieses System wurde vom US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt und praktiziert. Dabei werden zu erledigende Aufgaben in verschiedene Kategorien eingeteilt, was dabei helfen soll, Wichtiges von weniger Wichtigem, sowie unwichtigen Aufgaben zu trennen.
In einer Tabelle oder einem Koordinatensystem befinden sich zwei Zeilen (oder die Y-Achse), in der nach wichtig und unwichtig unterschieden wird sowie Spalten (X-Achse) für die Dringlichkeit, in der dringende und nicht dringende Aufgaben unterschieden werden:
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Dringend |
Nicht dringend |
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Wichtig |
A/I sofort / selbst erledigen |
B/II Termin zuordnen / selbst erledigen |
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Nicht wichtig |
C/III delegieren |
D/IV nicht bearbeiten / entsorgen
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Die Kategorien oder Achsen werden mit Buchstaben (A-D) und Nummern versehen (I-IV). Die Kombination beider ergibt eine qualitative Aussage über Dringlich- und Wichtigkeit.
Die To-Do-Liste
Eine simple und einfache Liste mit der Sie festlegen, was zu welchem Zeitpunkt und von wem erledigt werden muss. Schreiben Sie zunächst die Aufgaben (Was?) nieder und ordnen Sie dann die Deadline (bis wann?) zu. Wenn Sie Aufgaben delegiert haben, dann notieren Sie dahinter an wen Sie diese Aufgabe abgegeben haben.
Die To-Do-Liste kann beliebig gestaltet werden. So können Sie zum Beispiel Kategorien erstellen und die Aufgaben in Teilaufgaben aufbrechen. Auch eine farbliche Zuordnung hilft bei der besseren Unterscheidung.
Hier hilft das Ampel-Prinzip: Alle noch nicht erledigten Aufgaben könnten in der Farbe Rot geschrieben werden, alle Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, in der Farbe Orange und die erledigten Aufgaben in der Farbe Grün.
Prinzipiell gilt, dass alles, was zu einem effizienteren Zeitmanagement beiträgt, berücksichtigt werden sollte. Die oben angeführten Beispiele erheben aus diesem Grund keinen Ausschließlichkeitscharakter, sie können auch durchaus miteinander kombiniert werden.