Es gibt verschiedene Instrumente für Zeitmanagement, die dabei helfen, seine Zeit optimal im Griff zu behalten. Mit ein wenig Disziplin und einem minimalen Zeitaufwand kann man seine Aufgaben zeitnah erledigen und sogar noch Spaß dabei haben.
Planung – Aufgabenliste erstellen
Wenn bereits Chaos ausgebrochen sein sollte, dann gilt es zunächst einmal, die persönliche Ruhe wiederzufinden. Erstellen Sie eine Liste der abzuarbeitenden Aufgaben. Diese Liste muss zunächst einmal in keiner besonderen Reihenfolge erstellt werden.
Planung – Aufgabenkategorien bilden
Wenn Ihre Liste vollständig ist, dann bilden Sie Gruppen oder Aufgabenkategorien. Beispiele solcher Kategorien sind Telefonate, Korrespondenz, Ablage.
Planung – Prioritäten und Wichtigkeiten zuordnen
Nehmen Sie Ihre Aufgaben- und Kategorienliste anschließend zur Hand und selektieren Sie einzelne Aufgaben heraus, die entweder dringend sind und nicht aufgeschoben werden können, oder wichtig sind. Dringende Aufgaben müssen unverzüglich abgearbeitet werden, wichtige Aufgaben können spätere Termine haben, haben dann aber erste Priorität.
Planung – In Teilaufgaben aufbrechen und delegieren
Größere Aufgaben sollten Sie in kleinere Teilaufgaben aufspalten, um sie besser abarbeiten zu können. Aufgaben, die Sie an andere abgeben können, sollten Sie delegieren
Aufgaben systematisch erledigen
Ihre Liste ist nun geordnet, sortiert und mit Dringlichkeiten und Prioritäten versehen. Nun können Sie hergehen und die verschiedenen Blöcke abarbeiten. Die effizienteste Methode ist es, Kategorie für Kategorie zu erledigen. Zum Beispiel alle Telefonate auf einmal oder sämtliche Korrespondenz, oder die gesamte Ablage. Man verliert dadurch keine Zeit durch ständiges Umdenken und Anpassen.
Tagesplan erstellen
Bevor Sie sich an die Bewältigung der Aufgaben machen, nehmen Sie sich die Zeit, um einen Plan für den Tag zu erstellen. Ein solcher Tagesplan könnte zum Beispiel in Form einer To-Do-Liste für den Tag oder unter Umständen sogar für eine Woche. Die To-Do-Liste enthält das die Aufgaben für den jeweiligen Tag, eventuelle Teilaufgaben sowie die dazu gehörigen Ansprechpartner und Kontaktpersonen und einen Zeitplan.
Zum Beispiel 9.00-10.00Uhr Telefonate (Namen und Telefonnummer sowie Grund des Telefonats). Planen Sie auch die Pausenzeiten mit ein und überladen Sie Ihren Tagesplan nicht. Ihre Planung sollte realistisch sein und weiterhin ausreichend "Luft" für mögliche spontane Dringlichkeiten haben.
Erfolgskontrolle
Sehr wichtig ist es, dass Sie Ihre Liste regelmäßig bereinigen und erledigte Aufgaben abhaken und durch neue Aufgaben ergänzen.