"Gott hat die Zeit geschaffen, der Teufel den Kalender." (Erwin Chargaff)
Zeitmanagement à la Präsident Eisenhower
Den einen oder anderen Termin dazwischenschieben – darum ging es dem Kursleiter aus der Steine-Geschichte aber nicht. Die Essenz der Sache ist wie folgt: Es bringt Ihnen mehr Nutzen, sich in erster Linie mit den wichtigen Dingen zu befassen und erst danach mit den weniger Wichtigen.
Ähnlich war das Verständnis des US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Er hat seine Aufgaben (und davon hatte er sicherlich jede Menge) zwecks eines effizienten Zeitmanagements hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt. Und so ist eine zweidimensionale Matrix entstanden, die aus den folgenden vier Feldern besteht:
- Feld A, oben rechts: "Wichtig und dringend" –> "Sofort erledigen"
- Feld B, oben links: "Wichtig, aber nicht so dringend" –> "Später erledigen"
- Feld C, unten rechts: "Eher unwichtig, aber dringend" –> "Delegieren"
- Feld D, unten links: "Weder wichtig, noch dringend" –> "Nicht tun, bzw. Ablage"
Und so platzierte Eisenhower seine Aufgaben und Termine in diese vier Felder, je nachdem, wie wichtig und wie dringend sie waren.
OneNote: kompakt und übersichtlich
Eisenhower hat sein Zeitmanagement mithilfe eines Stifts und Zettels erledigt. Heute geht es mithilfe der EDV sehr viel professioneller.
Und zwar sind nach der Eisenhower-Methode verschiedene Computerprogramme und andere Tools entstanden, bzw. die Idee ist in verschiedene Software-Tools integriert worden. Eine von ihnen ist OneNote aus der Microsoft-Office-Familie, eine Software, die der Erstellung von Notizen dient, die u. a. mit Microsoft Outlook synchronisiert ist und die es ermöglicht, neben Notizen auch die Aufgaben und Termine anzulegen und sie zu managen.
Zwecks Zeitmanagement wird in OneNote eine Matrix mit vier Feldern (Eisenhower-Portfolio) erstellt und mit Inhalten gefüllt. Die Inhalte verstehen sich als Aufgaben und Termine. Dabei lassen sich nicht nur eigene Aufgaben verwalten, sondern sie können auch an andere delegiert werden.
Und zwar erstellt der Nutzer eine Outlook-Aufgabe. Sie besteht aus den folgenden Feldern:
- An (Aufgabenträger)
- Betreff
- Ort
- Beginnt am
- Endet am
- Status
- Priorität
- % erledigt
Die in OneNote angelegten Aufgaben sind mit Outlook synchronisiert. Wenn sich also in einem System etwas ändert, wird die Änderung in das andere System automatisch übernommen.
Sobald der zugewiesene Aufgabenträger die Aufgabe im seinem Outlook-Client auf "erledigt" setzt, wird sie dank der erwähnten Synchronisierung mit OneNote auch im Eisenhower-Portfolio automatisch mit einem Häkchen gekennzeichnet.
Erfolgreiche Geschäftsleute arbeiten mit OneNote
Die jedem zur Verfügung stehende Zeit lässt sich nicht verlängern. Die anstehenden Aufgaben und Termine lassen sich aber managen. Daher ist es gut, sie zu priorisieren, um zu entscheiden, ob sie überhaupt erledigt werden müssen, in welcher Reihenfolge und ob Sie das persönlich machen oder Sie es andere machen lassen. Das vorgestellte Eisenhower-Portfolio kann Ihnen helfen, mehr Übersichtlichkeit und Struktur in Ihre Aufgabenlisten zu bringen.
Die Aufgaben können weiterhin in Outlook bearbeitet werden; erstellt werden sie aber in OneNote. Vorteilhaft ist auch die Möglichkeit, die Aufgaben an Dritte zu delegieren und über OneNote bzgl. deren Bearbeitungsstatus informiert zu werden. Probieren Sie es mal – OneNote befindet sich standardmäßig im Office-Paket.