1. Besprechungstipp: Reduzieren Sie die Teilnehmerzahl
Die Erfahrung zeigt: Je weniger Leute teilnehmen, desto effektiver ist die Besprechung. Laden Sie also nur die ein, die tatsächlich mit dem Projekt zu tun haben oder etwas entscheidendes beitragen können. So sitzen Sie nicht stundenlang herum und kämpfen auch nicht mit dem Gefühl, dass das alles in viel kürzerer Zeit und vor allem effizienter zu erledigen wäre.
Als Chef haben Sie es selbst in der Hand: Halten Sie bestimmte Treffen nicht mehr wöchentlich ab, sondern alle 14 Tage oder in einem noch größeren, aber vertretbaren Abstand. Als Mitarbeiter machen Sie Ihrem Chef sinnvolle Vorschläge, wie Sie dem Besprechungswahnsinn Einhalt gebieten würden. Kann er selbst entscheiden, wird er sich Ihre Tipps wohlwollend anhören und nach Möglichkeit auch umsetzen. Ist er in einer Hierarchie eingebunden und muss sich seinerseits an Anweisungen halten, haben Sie nur die Chance, das Beste daraus zu machen.
2. Besprechungstipp: Stoppen Sie ausufernde Diskussionen
Oft steht die aufgewendete Diskussionszeit im umgekehrt proportionalen Verhältnis zu Wichtigkeit eines Tagesordnungspunktes. Über Unwichtiges wird endlos debattiert, über Wichtiges wird häufig kurzfristig eine Entscheidung gefällt. Als erste Maßnahme sollten Sie daher Vielredner stoppen. Denn nicht jeder, der etwas sagt, hat auch etwas zu sagen. So verhindern Sie, dass ein Thema endlos ausgewalzt wird.
Als zweite Maßnahme bietet sich an, Diskussionen über relativ unwichtige Dinge möglichst erst am Schluss einer Besprechung zu führen. Dann wird sich nicht ewig über nebensächliche Details unterhalten, weil das Ende der Sitzung naht und der Zeitdruck wächst, sie pünktlich zu beenden oder zumindest beenden zu wollen.
3. Besprechungstipp: Führen Sie die Verständnisregel ein
Manchmal führen bestimmte Diskussionsthemen dazu, dass die Beteiligten sie mit ausuferndem Eifer führen und es hoch her geht. Um sie wieder zu einer zielorientierten Diskussion zu führen, wenden Sie einen einfachen, aber wirkungsvollen Trick an (entwickelt vom US-amerikanischen Bestseller-Autor Steven Covey): Jeder Teilnehmer hat die Aufgabe, seinen Beitrag damit zu beginnen, den Standpunkt seines Vorredners kurz und prägnant – möglichst in einem Satz – wiederzugeben.
Nur wenn der dieser Zusammenfassung zustimmt und nickt, darf die eigene Meinung mit den entsprechenden Argumenten folgen. Der Vorteil: Die Teilnehmer werden zum Zuhören gezwungen und stellen so vielleicht fest, dass sich ihr Beitrag erübrigt hat oder die eigene Sichtweise doch nicht zielführend ist. Außerdem werden damit sich aufschaukelnde Emotionen wieder in ruhigeres Fahrwasser geführt.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement