Zeitmanagement

Arbeitsorganisation: Wie Sie Ihre Termine halten

Arbeitsorganisation: Wie Sie Ihre Termine halten
geschrieben von Burkhard Krupa

Das Tagesgeschäft verlangt so einiges von Ihnen ab. Da kann es dann schon mal vorkommen, dass Sie sich verzetteln und durchaus wichtige Aufgaben aus Ihrem Blickfeld verschwinden. Oder Sie kommen gar nicht mehr dazu, sie zu Ende zu bringen, weil ständig etwas dazwischenkommt. Da hilft nur die eigene Planung zu optimieren. Wie Sie dabei vorgehen können, verraten Ihnen die heutigen Empfehlungen.

Stimmen Sie Tagesplanung und Wochenplanung ab

Beide Planungsansätze haben etwas für sich. Die Wochenplanung hilft Ihnen, Zeiten festzulegen, in denen Sie Aufgaben mit für Sie höchster Priorität umsetzen können. Und das sowohl im beruflichen wie auch persönlichen Bereich. Der Vorteil: Sie haben von vornherein Zeit geblockt, reduzieren Ablenkungen und können sich diesen Projekten in Ruhe widmen. Das verhindert Stress, verringert Zeitdruck und gewährleistet ein ruhiges Arbeiten.

Das lässt sich mit der Tagesplanung nicht so einfach realisieren, weil Sie in der Regel die drängenden Projekte vor sich haben und sich Probleme (selbst verschuldet oder von anderen aufgezwungen), auf die Sie reagieren müssen, kurzfristig ergeben. Das führt allerdings zu mehr Zeitdruck und führt regelmäßig zu Fehlern, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit entsprechendem Zeitaufwand wieder ausgleichen müssen. Eine Abstimmung zwischen Wochen- und Tagesplan bietet daher eine optimale Lösung.

Achten Sie auf den Aufwand

Viele Aufgaben werden zeitlich überzogen, weil vorher nicht klar war, wie viel Zeit tatsächlich benötigt wird. Oder Sie planen zwar eine gewisse Dauer ein, brauchen dann aber aus verschiedenen Gründen länger. Beispiel: Sie wollen “nur mal kurz” Ihre E-Mails checken. Statt die Mails nicht nur zu lesen, sondern auch gleich zu bearbeiten, überfliegen Sie die Texte lediglich und nehmen sich vor, diese “später” richtig zu beantworten.

Doch genau dieses doppelte oder gar dreifache ansehen kostet viel Zeit, denn Sie müssen sich immer wieder aufs Neue einlesen, Konzentration aufbauen und Zeit für die Erledigung bereitstellen. Nehmen Sie sich daher vor, alles das, was gleich bearbeitet werden kann, auch gleich zu bearbeiten. Sie werden produktiver und sparen Zeit. Und nicht zu vergessen: Der Aufwand, den Sie betreiben, sollte auch immer der Wichtigkeit der Aufgabe angepasst sein. Wenn Sie wegen einer recht simplen Sache zwanzig Mal überlegen, wie Sie denn nun am besten die Antwort formulieren, dann schießen Sie am Ziel vorbei.

Reduzieren Sie Entscheidungen

Als vielfache Hauptquelle für Stress im Berufsleben höre ich immer wieder Antworten wie knappe Fristen, hohe Arbeitsbelastung oder auch der unmögliche Chef. Dabei sind sich die meisten Menschen nicht klar darüber, dass in Wirklichkeit Entscheidungen eine wichtige Quelle für Stress in ihrem Leben ist. Bei jeder anstehenden Entscheidung, ob es um die Terminfestlegung für eine Besprechung geht, um die Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder was Sie mittags zu sich nehmen wollen, tritt eine mentale Spannung auf, die Stress erzeugt.

Da liegt es nahe, die Zahl der Entscheidungen zu reduzieren. Ein bewährtes Hilfsmittel besteht darin, tägliche Routinen zu entwickeln. Wenn also jeden Tag etwas Bestimmtes zu Ihren Pflichten gehört, dann arbeiten Sie das möglichst immer zur gleichen Zeit ab.

Eine solche Routine könnte sein, wie Sie sich morgens auf den Tag vorbereiten und wie Sie ihn abends abschließen. Selbst einfache Routinen können so Ihr Stressniveau erheblich reduzieren. Der Vorteil solcher Gewohnheiten: Sie brauchen nicht darüber nachzudenken, ob Sie die jeweilige Aufgabe gerade jetzt erledigen möchten und Sie lassen sich nicht von Nebensächlichkeiten ablenken.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: prachid / stock.adobe.com

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Burkhard Krupa