Vorschlag 1: Arbeitsstil überprüfen
Denn der unterscheidet sich von Mensch zu Mensch. Da Ihr Arbeitsstil aber Ihre Arbeitsorganisation beeinflusst, sollten Sie sich dessen bewusst sein. Sie kommen einen großen Schritt weiter, wenn Sie herausfinden, wie Sie am besten arbeiten. Beispiel:
Sie brauche größere, ungestörte Zeitblöcke, um Konzentration aufzubauen und sicher zu gehen, dass es sich lohnt, mit einer Aufgabe überhaupt zu beginnen? Dann schirmen Sie sich gegen Unterbrechungen ab, um nicht aus dem Arbeitsrhythmus gebracht zu werden. Reservieren Sie für solche Projekte entsprechende Zeitblöcke in Ihrem Kalender. Kleinere Aufgaben dagegen verteilen Sie auf Lücken zwischen anderen Arbeiten, Telefonaten oder Meetings.
Sie arbeiten viel produktiver, wenn Sie kurze und überschaubare Zeitblöcke vor sich haben? Dann unterteilen Sie komplexe Arbeiten in mehrere kleinere Teilaufgaben, die Sie dann beispielsweise in 15-Minuten-Einheiten nacheinander erledigen. Planen Sie konzentrierte Arbeitsphasen zwischen Besprechungen, Terminen oder Routinetätigkeiten ein. Der Vorteil: Sie nutzen jede freie Minute.
Vorschlag 2: Entwickeln Sie Planungsroutinen
Nichts ist tödlicher für Ihre Produktivität als beispielsweise morgens wild drauf los zu arbeiten, ohne Ihre eigenen oder vorgegebenen Prioritäten zu beachten, denn schließlich gibt es immer was zu tun. Bauen Sie dagegen in Ihrer Arbeitsorganisation bestimmte Planungsroutinen auf, ergeben sich daraus verschiedene Vorteile.
So müssen Sie nicht jedes Mal aufs Neue überlegen und mit sich diskutieren, wie Sie konkret vorgehen und womit Sie beginnen – Sie arbeiten Aufgaben nach Ihrem Plan ab. Unangenehme oder besonders schwierige Arbeiten können Sie gleich als erstes eintakten, weniger wichtige Aufgaben auf den Nachmittag verschieben. Andererseits können Sie sich für größere Projekte Zeitblöcke freihalten, in denen Sie sich voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren können.
Vorschlag 3: Wechseln Sie die Blickrichtung für eine bessere Arbeitsorganisation
Wenn Sie bei bestimmten Aufgaben einfach nicht wissen, wie Sie am besten vorgehen, dann suchen Sie einen anderen Ansatz und nehmen einen anderen Blickwinkel ein. Denn häufig kommen Sie leichter und besser zum Ziel, indem Sie es einfach mit einer anderen Vorgehensweise versuchen:
- Variante A: Sie beginnen am (einfachen) Rand und arbeiten sich zur (komplizierteren) Mitte vor. Suchen Sie sich dazu ein Detail aus, das Sie sofort erledigen können – das gibt Schwung, um weiterzumachen.
- Variante B: Sie beginnen in der Mitte und arbeiten sich zum Rand vor. Nehmen Sie dazu den schwierigsten oder lohnendsten Bereich einer Aufgabe und setzen genau dort an. Haben Sie erst mal einen Einstieg gefunden, gelingt der Rest fast wie von selbst.
Und noch ein Hinweis: Beißen Sie sich nicht fest. Wenn es nicht mehr vorangeht, lassen Sie los. Stecken Sie in einer Aufgabe fest und haben dafür schon viel zu viel Zeit investiert, dann ist das ein sicheres Zeichen dafür, einmal Luft zu holen und eine Pause zu machen, damit Sie auf andere Gedanken kommen. Das fördert Ihre Kreativität und Lösungen stellen sich schneller ein.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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