Arbeitsorganisation: Mit einer guten Planung mehr erreichen

Die eigenen Aufgaben zu planen ist wesentlich für eine gute Arbeitsorganisation. Wenn sie dann auch entsprechend angewendet und umgesetzt wird. Nur allzu häufig passiert es, dass sich Ihr Plan in Nichts auflöst, wenn Unerwartetes eintritt. Dann sind Zeitdruck und Hektik fast schon zwangsläufig die Folge.

Wie Sie mit solchen Situationen umgehen können, lesen Sie in den folgenden 3 Tipps.

1. Ändern Sie Ihre Vorgehensweise

Es gibt Projekte und Aufgaben, da können Sie es drehen und wenden wie Sie wollen, Sie finden einfach keinen Anfang und kommen nicht weiter. Hier hat es sich bewährt, wenn Sie innerlich einen Schritt zurücktreten und die Problematik von einem anderen Blickwinkel betrachten oder einen neuen Ansatz suchen. Die volkstümliche Beschreibung dieses Phänomens lautet: Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht. Hier zwei Varianten zur Auswahl:

  1. Möglichkeit: Sie beginnen in der (komplizierten) Mitte und arbeiten sich zum (einfachen) Rand vor. Greifen Sie sich den schwierigsten Teil eines Projektes heraus und fangen damit an. Der Effekt: Ist der Einstieg gefunden, ergibt sich der Rest fast wie von selbst.
  2. Möglichkeit: Sie starten am Rand und „kämpfen“ sich zur Mitte vor. Sie suchen sich also eine leicht lösbare Teilaufgabe, die Sie sofort erledigen können. Das motiviert Sie, um weiter zu machen

Natürlich kann es trotzdem passieren, dass Sie sich festbeißen. Legen Sie dann eine Pause ein und lassen Sie los. Trennen Sie sich von den Überlegungen das Problem betreffend. So kommen Sie auf andere Gedanken, finden langsam wieder zu Ihrer Kreativität zurück und Lösungen für Ihr Problem stellen sich schneller ein.

2. Ändern Sie Ihren Arbeitsstil

Jeder Mensch hat eine unterschiedliche Herangehensweise beim Abarbeiten von Aufgaben. Überprüfen Sie, was Ihnen besonders liegt. Möglicherweise brauchen Sie kurze und überschaubare Zeitblöcke, weil Sie dann sehr effektiv sind. In diesem Fall unterteilen Sie größere oder komplexe Aufgaben in mehrere kleine Teilaufgaben. Wählen Sie als Größenordnung etwa 20-Minuten-Einheiten. Solche konzentrierten Phasen können Sie zum Beispiel auch zwischen Besprechungen oder Routinetätigkeiten legen. So nutzen Sie jede freie Minute.

Oder Sie mögen größere, ungestörte Zeitblöcke, um einerseits die nötige Konzentration aufzubauen und andererseits sicher zu sein, dass es sich überhaupt lohnt, mit einem Projekt zu starten. In diesem Falle sorgen Sie dafür, dass Sie nicht ständig unterbrochen werden, weil sich das negativ auf Ihren Arbeitsrhythmus auswirkt. Blocken Sie für solche Aufgaben Zeitabschnitte in Ihrem Terminplaner. Kleinere Aufgaben verteilen Sie dann auf die Lücken dazwischen.

3. Bauen Sie Planungsroutinen auf

Sie werden nie produktiv sein und Ihre wichtigsten Ziele verfolgen können, wenn Sie ohne Plan einfach anfangen zu arbeiten. Zum Beispiel morgens – in der Regel Ihre Hochleistungsphase – zuerst E-Mails checken und sich so dem Diktat anderer aussetzen. Genau solche Situationen können Sie durch Planungsroutinen geschickt umgehen. Legen Sie fest, wem oder was Sie sich morgens zuerst widmen wollen.

Der Vorteil: Sie müssen nicht jedes Mal aufs Neue überlegen, ob Sie vielleicht doch erst etwas anderes machen wollen als vorgesehen. Sie halten sich stur an Ihre Routine. Sie starten vielleicht mit den schwierigen Aufgaben oder kümmern sich zuerst um unangenehme Dinge, um die zuerst vom Tisch zu haben. Was weniger wichtig ist, verteilen Sie auf den Nachmittag. Auch für größere Projekte können Sie gleich Zeiten festlegen, damit Sie dafür die notwendige Konzentration aufbauen können.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

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