Planungs-Tipp No. 1: Prioritäten setzen
Sie planen (wichtige) Aufgaben und Termine, um sich die entsprechende Zeit dafür freizuschaufeln und sich nicht von unwichtigen Dingen ablenken zu lassen, die das Tagesgeschäft und damit Ihren Plan so gerne durcheinander bringen. Machen Sie daher eine Gewohnheit draus, den jeweiligen Aufgaben oder Projekten gleichzeitig eine Priorität zuzuordnen. Dafür eignet sich beispielsweise die Unterteilung nach ABC-Aufgaben.
Absolut wichtige Aufgaben erhalten danach eine A-Priorität, weniger wichtige die B-Priorität und relativ unwichtige Dinge wie Ablage etc. die C-Priorität. Wenn Sie sich strikt an diese Einteilung halten, werden Sie zusehends entspannter, weil Sie merken, dass Sie nicht mehr von Dringlichkeiten getrieben werden, sondern sich den vorher festgelegten wichtigen Projekten widmen können und diese pünktlich fertigstellen. Das spart Zeit, verringert Hektik und reduziert Stress.
Planungs-Tipp No. 2: Checklisten nutzen
Bei der Bearbeitung von Aufgaben können Sie viel Zeit sparen, wenn Sie sich bei Routine- oder häufig wiederkehrende Aufgaben mit Checklisten das Leben erleichtern. Das Prinzip: Einmal ausgearbeitet sind Checklisten ein Fundus an Wissen und Erfahrung, auf den Sie immer wieder zurückgreifen können und der Ihnen jedes Mal wertvolle Zeit spart. Deshalb bieten Check-Listen eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Sie systematisieren Ihre Arbeits-Prozesse
- Sie entlasten Ihr Denken
- Sie gewinnen Zeit durch die Rationalisierung von Abläufen
- Sie verringern Kosten
- Sie erfassen alle wichtigen Aspekte einer Aufgabe
- Sie steigern Ihre Effizienz und Produktivität
Planungs-Tipp No. 3: Das passende Planungssystem anwenden
Planungssysteme gibt es viele, und jedes hat seine Vor- und Nachteile. Daher macht es wenig Sinn, ein konkretes für jeden oder alle Anwendungsmöglichkeiten zu empfehlen. Investieren Sie lieber etwas Zeit, das für Sie passende System zu finden. Suchen Sie nach einem, das Ihren Anforderungen am meisten entspricht. Denn es geht um Ihre individuellen Bedürfnisse und Vorlieben. Dabei können Sie zwischen den folgenden vier Kategorien wählen:
- Papierplaner
- elektronische Organizer
- virtuelle Organizer (über das Internet)
- Zeitplan-Software
Entscheiden Sie dann, über welchen Zeitraum Sie planen möchten (Tages- oder Wochenplanung und ob Sie sich alle Aufgaben und Termine an einer Stelle notieren möchten. Ist das geklärt, suchen Sie sich die Variante aus, bei denen der organisatorische Aufwand so gering wie möglich ist.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
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