Organisation

Zeitmanagement – So sagen Sie den Zeitfressern im Büro den Kampf an

Die täglichen Zeitdiebe können uns mitunter zur Weißglut bringen, denn sie stellen die gesamte Zeitplanung auf den Kopf. Doch wenn es darum geht, diesen Saboteuren des persönlichen Zeitmanagements an den Kragen zu gehen, dann beißen wir uns meist die Zähne daran aus.

Typische Zeitfresser sind Ereignisse, die einen dazu veranlassen, seine Arbeit zu unterbrechen, um etwas anderes zu erledigen. Durch die Unterbrechung der Arbeit wird man in seiner Konzentration gestört, man verliert den Faden für die Aufgabe, die man gerade am Erledigen war und benötigt dann bei der Wiederaufnahme der Arbeit eine gewisse Einarbeitungszeit, um die angefangene Aufgabe fortzusetzen. Geschieht das mehrmals bei der gleichen Aufgabe, dann spricht man vom Sägeblatteffekt.

Typische Zeitfresser sind:

  • Telefonate
  • Unterhaltungen
  • Die Unfähigkeit, Nein sagen zu können
  • Übertriebene Genauigkeit oder Perfektionismus

Für ein und dieselbe Aufgabe benötigen Sie durch ständige Unterbrechungen rund ein Drittel länger. Rechnet man das hoch, kommen mehrere Tage oder sogar Wochen im Jahr zusammen. Dies vermindert Ihre Arbeitseffizienz.

Es ist sicherlich weder möglich noch realistisch, Zeitsaboteure komplett auszuschalten, denn auch sie sind Teil der täglichen Büroarbeit. Es gilt, diese so weit wie möglich zu reduzieren oder auf Zeiten zu verlegen, in denen sie nicht stören. Durch optimiertes Zeitmanagement können Sie Ihren Zeitdieben auf die Schliche kommen und diese in den Griff bekommen, denn Sie sind der Herr Ihrer Zeit!

Strategien gegen Zeitfresser

Im Zeitmanagement gibt es drei Strategien, die sich ganz hervorragend bewährt haben und Ihnen in Zukunft als "Schutzschild" gegen Zeitfresser dienen sollen:

Abschottung. Wenn Sie sich für die ungestörte Erledigung einer Aufgabe zurückziehen möchten, dann sollten Sie zunächst Ihr Telefon auf den Anrufbeantworter oder die Zentrale umleiten. Schließen Sie Ihre Bürotür. Sollte dies nicht möglich sein (Großraumbüro), dann ziehen Sie sich an einen Ort im Unternehmen zurück, der Ihnen ausreichend störfreie Zeit bietet (unbenutzter Besprechungsraum, Büro des im Urlaub befindlichen Kollegen, usw.). Es gibt nur wenige Ausnahmefälle in denen das nicht möglich sein sollte und die Ihre ständige Präsenz verlangen.

Interne Absprachen. Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern, Kollegen und/oder Vorgesetzten und teilen Sie Ihnen mit, dass Sie eine Zeit lang ungestört sein müssen, um wichtige Aufgaben zu erledigen, so dass diese wissen, warum Ihre Bürotür geschlossen ist oder zu welchen Zeiten Sie nicht gestört werden wollen.

Gleitzeit. Sollte es die Art Ihrer Arbeit oder aber Ihre Position im Unternehmen nicht zulassen, sich zurückzuziehen, dann müssen Sie zeitliche Maßnahmen ergreifen. In den meisten Unternehmen wird in einer Gleitzone gearbeitet. Sie können also folglich entweder früher –also vor allen anderen- kommen oder aber länger bleiben.

Nobody is perfect

Sie mögen es nicht glauben, aber perfektionistisch zu sein ist ein hausgemachter Zeitfresser.  Diese Art von Zeitdiebstahl wird häufig unterschätzt. Dabei müssen Sie sich einfach nur vorstellen wie viel Zeit Sie unter Umständen damit vergeuden, Dinge zu verbessern oder zu "perfektionieren", die später gar nicht bemerkt werden oder aber _ gar nicht gefordert waren. Warum dann eine Stunde damit verbringen, die Zeilenabstände in den Präsentationen zu vereinheitlichen, wenn nur Ihr ästhetisches Auge das wirklich wahrnehmen kann. Erledigen Sie Ihre Aufgabe "gut", denn die wenigsten können zwischen "gut" und "perfekt" unterscheiden.

Ihrem Perfektionismus treten Sie am besten entgegen, wenn Sie sich für jede Aufgabe ein Zeitlimit setzen und dieses strikt einhalten. Stellen Sie sich einen Wecker oder den elektronischen Alarm auf Ihrem Computer oder Handy.

Das Managen von Zeitfressern

Vor allem anderen steht an dieser Stelle die Analyse. Finden Sie heraus, welche Faktoren Sie am Erledigen wichtiger Aufgaben hindern. Legen Sie sich ein "Zeitfresserbuch" zu und machen Sie jedes Mal, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen Zeit gestohlen wurde, einen entsprechenden Eintrag. Dadurch erhalten Sie eine Liste von Zeitfressern, die Sie nun sukzessive reduzieren oder sogar eliminieren können. Typische Einträge werden erfahrungsgemäß sein:

Eingehende Telefonate …. reduzieren sie am besten

  • durch das Einführen von "Ruhezeiten“, das heißt, die Umleitung des Telefons auf den Anrufbeantworter oder eine andere Person.
  • durch kurzes Melden, aber gleich mitteilen, dass Sie momentan nicht ansprechbar sind und zurück rufen werden
  • durch früher Anfangszeiten oder späteres Aufhören

Anrufe… erledigen Sie am besten

  • zu bestimmten Zeiten
  • und alle auf einmal

Eingangspost bearbeiten….. Sie am besten

  • zu festen Zeiten
  • und an einem Stück

Unordentlicher Arbeitsplatz ….. können Sie am besten bewerkstelligen

  • durch Re-Organisation Ihres Büros (Schreibtisch aufräumen, Ablage machen, neue Ablageorte finden, usw.)
  • durch Selbstdisziplin bei der Instandhaltung des einmal hergestellte optimalen Ordnungszustandes Ihres Büros

Bürogespräche …. können Sie in den Griff bekommen, indem Sie

  • sich selbst beschränken und nur noch während der Pausenzeiten mit Kollegen über private Dinge sprechen
  • Kollegen vertrösten und ihnen sagen, dass Sie etwas ganz Dringendes zu erledigen haben, aber danach auf ein "Schwätzchen" vorbei kommen werden.

Davon abgesehen sind Bürogespräche wichtig, denn sie fördern das soziale Klima und auch die Teamarbeit.

Wiederkehrende Meetings…. könnten in Zukunft so gelegt werden, dass

  • sie nur noch am frühen morgen, das heißt bevor man mit seiner eigentlichen Arbeit beginnt, stattfinden
  • mit einem Zeitlimit versehen werden

Unklare Arbeitsanweisungen…sollten Sie nach Prüfung

  • wieder zurück geben und um mehr Details bitten
  • grundsätzlich ablehnen, wenn die Tätigkeit lediglich an Sie delegiert wurde, sie aber nicht mit der Thematik vertraut sind ausen gehören im Übrigen nicht zu den Zeitfressern. Sie sind vielmehr wichtig und sollten auch eingehalten werden, denn seien sie noch so kurz, in dieser Zeit schöpfen Sie neue Energie und können frisch an Ihr Projekt gehen.
PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Sonja Hochland