Abrechnung von Überstunden auch rückwirkend
Wenn Überstunden mehr als einen Monat zurückliegen, dann müssen sie rückwirkend für den oder die jeweiligen Abrechnungszeiträume abgerechnet werden. Gehalt oder Lohn in Form von Überstunden wird als "laufendes Arbeitsentgelt" bezeichnet und muss vom Arbeitgeber für den oder die Monat(e) ausgezahlt werden, in dem die Mehrarbeit angefallen ist. Und das rückwirkend für jeden einzelnen Monat.
Überstunden können zwar gesammelt in einem Betrag ausgezahlt werden, jedoch muss die Berechnung von Überstunden trotz allem rückwirkend für all jene Zeiträume erfolgen, in denen die Mehrarbeit angefallen ist.
Fazit: Die Abrechnung von Überstunden muss immer in dem Abrechnungszeitraum verarbeitet werden, in dem sie geleistet wurden. Sie können nicht als einmaliges Arbeitsentgelt abgerechnet werden. Nachfolgend ein Beispiel:
Hans Mustermann sammelt von März bis Juni 60 Überstunden, da er einen kranken Kollegen vertreten muss. Seine Firma zahlt ihm alle geleisteten Überstunden mit dem Juni-Gehalt aus. Würde die Firma von Hans Mustermann diese 60 Stunden auf sein Juni-Gehalt aufrechnen und sämtliche Sozialversicherungsbeiträge für diesen Gesamtbetrag bezahlen, hätte das Nachteile für Hans Mustermann. Hans Mustermann können zwar alle Überstunden auf einmal ausgezahlt werden, die Basis der Berechnung jedoch bilden die einzelnen Monate März, April, Mai und Juni.
Sollte die Abrechnung von Überstunden immer erst im Nachhinein geschehen?
Lohn- und Personalbüros sowie Steuerkanzleien haben durch die Überstundenberechnung einen hohen zusätzlichen Aufwand. Wenn ein Arbeitnehmer bei festem Gehalt Monat für Monat Überstunden in unterschiedlicher Höhe leistet, dann muss die Lohnabteilung jeden einzelnen Monat doppelt abrechnen. Es wird daher nicht beanstandet, wenn Überstunden nicht im laufenden, sondern in einem der Folgemonate abgerechnet werden.
Die Abrechnung von Überstunden auf diese Art und Weise ist jedoch nur erlaubt, wenn dies auf kontinuierlicher Basis der Fall ist.
Sollte die Abrechnung von Überstunden nicht zeitnah geschehen, so dürfen – beitragsrechtlich betrachtet – Überstunden nicht quartalsmäßig oder halbjährlich zusammengefasst werden. Das bedeutet, dass Gehaltsabrechnungen immer für die Monate, in denen Mehrarbeit geleistet wurde, neu erstellt werden müssen. Dabei müssen Lohnbüros darauf achten, dass nicht nur die Lohn-, sondern auch die Kirchensteuer, der Solidaritätszuschlag, usw. neu berechnet werden.
Einfluss der Überstundenvergütungen?
Die Antwort ist nein. Überstundenvergütungen dürfen von gesetzlichen Krankenkassen hinsichtlich einer Überschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze nicht berücksichtigt werden.
Ausnahme: Ein Arbeitnehmer erhält regelmäßig Zuschläge, pauschale Vergütungen von Überstunden oder andere Zulagen. In diesen Fällen kommt die Vergütung von Überstunden bei der Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze zur Berücksichtigung.