Vorbereitung
- Bei der Terminabsprache erstellen Sie zunächst eine Agenda und senden Sie allen Teilnehmern einige Zeit vor dem Konferenztermin zu. Vor Konferenzbeginn sollten Sie sicherstellen, dass die Technik auch einwandfrei funktioniert, und Sie, falls es zu Problemen kommen sollte, auf technischen Support zurückgreifen können.
- Legen Sie einen Termin und mögliche Alternativtermine fest und besprechen Sie diese mit den relevanten Teilnehmern.
- Die Konferenz sollte 1 Stunde nicht überschreiten. Das Medium ist zwar effizient, doch auch ermüdend und die Konzentration leidet nach einer gewissen Zeit.
- Überprüfen Sie vor Beginn der Videokonferenz alle Leitungen und Verbindungen mit und zu den Teilnehmern.
- Alle Leitungen und Verbindungen sollten bis spätestens 1 Stunde vor Beginn der Konferenz hergestellt sein.
- Überprüfen Sie hierbei auch die Qualität der Audio- und Videoverbindung.
- Bitten Sie alle Konferenzteilnehmer ihre Handys auszuschalten und ihre Telefone umzuleiten. Bringen Sie ein "Bitte nicht stören!"-Schild an der Konferenzraumtür an.
Kleidung
Auch bei einer Videokonferenz sollten Sie auf Ihre Kleidung achten. Sie verbessert das Gesamtbild und vermittelt Seriosität. Unifarbene Outfits sind ideal, da Muster als erhöhte Datenmenge übertragen werden und somit den Prozess verlangsamen. Sollten Sie jedoch einmal unvorbereitet zu einer Videokonferenz eingeladen werden, dann sollte Kleidung kein Hinderungsgrund sein. Spontane Videokonferenzen haben auch eher einen dringenden Charakter und jeder wird Verständnis dafür haben.
Kommunikation
Wenn Sie sprechen, so sollte dies langsam und deutlich und in normaler Lautstärke erfolgen. Sprechen Sie nicht gemeinsam. Halten Sie Ihre Mimik und Gestik unter Kontrolle, denn diese können von den anderen wahrgenommen werden.
Blickkontakt
Ein direkter Blickkontakt ist bei einer Videokonferenz kaum möglich, woran man sich erst gewöhnen muss. Wenn Sie nicht direkt in die Kamera schauen, dann schauen Sie an Ihrem Gesprächspartner vorbei. Dann können das Geschehen auf dem Bildschirm jedoch nicht mehr verfolgen. Sie können das Problem lösen, indem Sie die Kamera direkt über dem Monitor platzieren und Sie darauf achten, dass Sie in etwa auf gleicher Höhe mit ihr sind. Die Kameraeinstellungen können meist dauerhaft gespeichert werden.
Körpersprache und Verhalten
Verhalten Sie sich wie Sie es bei einer in persona Konferenz auch tun würden, inklusive Begrüßung und Verabschiedung. Nebengeräusche sollten vermieden werden. Ihre Mimik und Gestik können Sie über das kleine Nebenfenster auf Ihrem Bildschirm verfolgen. Wichtig ist auch, sicherzustellen, dass die Verbindung nach der Konferenz auch wirklich getrennt wird.