1. Orientierung finden
Wenn Sie bemerkt haben, dass die Zeit für den ursprünglichen Plan nicht reichen wird, haben Sie bereits die erste Neu-Orientierung gewonnen. Jetzt müssen Sie herausfinden, wie die Situation im Detail aussieht. Beantworten Sie für sich selbst folgende Fragen:
- Wie viel freie Zeit habe ich noch zur Verfügung?
- Womit habe ich evtl. andere, noch verbleibende Zeit verplant?
- Wie groß ist der noch verbleibende Aufwand genau?
- Was habe ich bereits geschafft?
- Wer kann mir Arbeit abnehmen?
- Wie groß ist der Schaden, wenn ich keine Lösung finden?
2. Möglichkeiten abschätzen
- Kann ich bisher anders verplante Zeit noch freiräumen?
- Besteht die M?glichkeit, die Aufgabenmenge zu reduzieren und weniger wichtige Teilarbeiten wegzulassen oder nachzureichen?
- Wer steht als Unterstützung zur Verfügung?
- Welche Aufgabenteile kann ich delegieren?
- Wenn die Zeit nicht mehr ausreicht, die Aufgabe vollständig zu lösen, macht es Sinn, die Aufgabe teilweise zu lösen?
- Wie kann ich andere, die davon betroffen sind, informieren?
3. Nach Wichtigkeit entscheiden
- Priorisieren Sie alle noch offenen Aufgaben und entscheiden Sie, ob Sie diese zurückstellen können.
- Wenn keine Lösung möglich ist, ist eine offene Kommunikation mit Projektpartnern und betroffenen Kollegen eventuell wichtiger als die Aufgabe voranzubringen, die nicht mehr rechtzeitig fertig wird.
4. Entschlossen handeln
Sobald Sie Klarheit haben, sollten Sie handeln. Entweder Sie schaffen es mit einer Kraftanstrengung doch noch, die Aufgabe fertigzustellen oder, indem Sie Zeit freiräumen. Wenn das nicht möglich ist, ist eine Information und Schadensbegrenzung notwendig. Falls Sie keine Chance mehr sehen, das Problem zu lösen, kann es besser sein, die „Niederlage“ einzugestehen und dadurch zeitliche Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben freizumachen.
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