1. Haben Sie Ihre Ziele vor Augen
Wenden Sie Zeitmanagement im Alltag an und machen Sie eine Liste der Dinge, die:
- zu Ihren Routineaufgaben gehören (täglich, wöchentlich, monatlich) und
- Sie zu erledigen haben.
Dann haben Sie schon einmal einige Rahmendaten für einen bestimmten Zeitraum. Dabei ist es wichtig, diese Aufgaben zu gewichten. Sortieren Sie die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und benennen Sie auch die dazugehörigen Ziele oder Ergebnisse. Statt "Frühjahrsputz machen" schreiben Sie "Frühjahrsputz erledigt."
Schreiben Sie auch auf, was alles zur Erledigung der Aufgaben benötigt wird. Brauchen Sie vielleicht noch mehr Informationen oder müssen Sie vorher noch mit jemandem sprechen? Schreiben Sie all das auf. Sie verhindern damit, dass die Erledigung der Aufgabe verschoben werden muss, bloß weil Ihnen wichtige Informationen fehlen. Wenn es die Sache erleichtert, dann können Sie wichtige Zwischenschritte auch niederschreiben und in Ihrem Kalender eintragen. Dadurch behalten Sie einen klaren Kopf und vergessen nichts.
2. Erstellen Sie einen Plan
Das geschieht am besten in schriftlicher Form unter Auflistung der gewünschten Ergebnisse. Legen Sie sich einen Kalender zu. Ein Buchkalender ist hier die beste Form. Buchkalender gibt es mit Tages- oder Wochenregistern. Dann tragen Sie Ihre Ziele sowie evt. Kommentare in das entsprechende Datum ein.
3. Planen Sie Zeit für die Planung
Nehmen Sie sich pro Tag einige Minuten Zeit für Ihre Tagesplanung. Eine Wochenplanung ist auch eine gute Idee. So könnten Sie sich z.B. am Sonntagabend oder Montagmorgen hinsetzen und Ihre Woche planen. Das hat den Vorteil, dass Sie auch zukünftige Aufgaben nicht aus den Augen verlieren. Auch wenn Sie im Voraus planen, ist es wichtig, dass Sie trotzdem jeden Morgen in Ihren Kalender schauen, da Unvorhergesehenes passieren kann.
4. Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren
Eine gute Idee ist es, jeder Aufgabe eine bestimmte Priorität zuzuordnen. Dringende Aufgaben sind meistens kurzfristig zu erledigen. Wichtige Aufgaben haben eine bstimmte Qualität, die ihnen Priorität einräumt. Termine wahrnehmen gehört zum Beispiel zu der Gruppe der dringenden Aufgaben. Wenn eine Aufgabe wichtig ist, dann muss sie nicht unbedingt sofort wahrgenommen werden.
Sie können auch später, jedoch eventuell auch unter Einhaltung von Fristen, erledigt werden, wie zum Beispiel die jährliche Einkommenssteuererklärung. Wenn es Ihnen hilft, dann können Sie Ihre Aufgaben auch mit Nummern oder Buchstaben versehen, wobei jeder Buchstabe eine bestimmte Rangfolge darstellt wie zum Beispiel Nr. 1 für "Sehr dringend" oder Ähnliches.