Meetings neu organisieren hilft seine Arbeitsorganisation zu verbessern
Ein Meeting kann, wenn falsch organisiert, einer der größten Zeitverschwender sein. Routine-Meetings wie zum Beispiel die allwöchentliche Montagsbesprechung sollten nur abgehalten werden, wenn auch wirklich Themen zu besprechen sind. Halten Sie die Teilnehmer dazu an, bis zu einem gewissen Zeitpunkt Ihre Themen einzureichen. Wenn keiner der Teilnehmer irgendetwas zu besprechen hat, dann stornieren Sie das Meeting mit einer kurzen E-Mail an alle Beteiligten.
Die Agenda
Damit alle Beteiligten sich optimal vorbereiten können und das Meeting nicht durch langes Hinterfragen künstlich verlängert werden muss, sollte eine Agenda erstellt werden. Auch hier gilt es – In der Kürze liegt die Würze.
Die Zuspätkommer
Einige Kollegen und auch Vorgesetzte tendieren dazu, ständig zu spät zu kommen und nutzen das, was man höflicherweise als die „akademische Viertel“ bezeichnet, voll aus. Aus Höflichkeit wird dann meistens mit dem Beginn des Meetings gewartet. Es ist respektlos seinen Kollegen oder Mitarbeitern gegenüber zu spät zu kommen, denn man verschwendet wertvolle Zeit anderer.
Jeder hat seine individuelle Arbeitsorganisation sowie ein bestimmtes Tagespensum zu erreichen und man sollte sich dessen bewusst sein und darauf Rücksicht nehmen. Ein Großunternehmen hat es sich einmal zu eigen gemacht, in den Konferenzräumen einen Effizienzzähler anzubringen. Diese Uhr zeigte an, wie viel Geld das Unternehmen während des Zeitraums an seine Mitarbeiter zu zahlen hatte. Die Summe stellte die Gehälter aller am Meeting teilnehmenden Mitarbeiter dar und diente zur Demonstration, dass Zeit Geld ist und wie viel Geld verschwendet wird, wenn man andere warten lässt.
Man muss es nicht gleich so drastisch veranschaulichen, aber man sollte auf notorische Zuspätkommer auch keine Rücksicht nehmen. Starten Sie das Meeting zur geplanten Zeit und mit den Teilnehmern, die vorhanden sind. Verpasste Inhalte kann der oder können die Zuspätkommer dann immer noch dem Protokoll entnehmen.
Keine Ablenkungen
Auch sollten Meetings so spartanisch wie möglich abgehalten werden. Meetings sind keine Kaffeekränzchen. Essen gehört nicht auf den Tisch. Wasser und Kaffee oder Tee sind erlaubt und eventuell noch ein paar Kekse. Alles andere lenkt ab, schadet der Konzentration und verschwendet Zeit. Kuchenplatten oder größere Snacks oder Erfrischungen gehören in einen separaten Raum und sind Bestandteil von Pausen.
Pausen sind wichtig, denn nach einer Weile lässt die Konzentration nach und man ist nicht mehr ganz bei der Sache. Dann hilft eine kleine Unterbrechung, während der man sich erfrischen kann, um dann wieder voll bei der Sache zu sein. Planen Sie Pausen also bewusst ein.
Das Protokoll
Sparen Sie sich langes Protokoll schreiben. Der Protokollant wird zu Beginn eines jeden Meetings festgelegt und macht dann leserliche, auf die Agenda bezogene, Notizen. Dabei sollte man sich auf die Ergebnisse konzentrieren und nur diese notieren und durch den vereinbarten Aktionsplan und die Zuständigkeit ergänzen.
Beispiel:
- Was? – Kundenbesuch zwecks Klärung aller Ungereimtheiten
- Wer? – Herr Mustermann
- Wann? – bis Ende des Monats
Das ganze wird dann kopiert und an die Teilnehmer verteilt.
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