Vielleicht lassen Sie sich bei der Planung von einem Reisebüro unterstützen, das Ihnen die Buchungen von Hotels, Flügen und Bahnreisen abnimmt und Sie zudem vielleicht auch noch beim Reisemanagement hilft.
Trotzdem sollten Sie sich nie blind auf einen Dienstleister in diesem Bereich verlassen – es sei denn, Sie arbeiten schon jahrelang mit ihm zusammen und haben immer gute Erfahrungen gemacht.
Um das Risiko von Pannen möglichst auszuschließen, haben wir dieses Thema in der heutigen Checkliste für Sie aufgegriffen.
- Zeitplan:
-Datum, Uhrzeit, Dauer der Reise (Wie lange dauert An-/Abreise? Wie lange dauern die Gespräche? Berücksichtigung etwaiger Zeitverschiebungen) - Reservierungen/Anträge:
-Flüge, Bahn
-Mietwagen
-Hotel
-Visum - Teilnahme an Vorträgen, Konferenzen, Seminaren
-Abendveranstaltungen - Reisedokumente und –unterlagen
-Reiseplan, chronologische Reihenfolge mit Angabe von Flug-/Bahn-/Reservierungsnummern, komplette Adressen mit Rufnummern von Hotel und Kunden/ Gesprächsteilnehmern
-Flug-/Bahnticket (mit Platzreservierungen)
-Reservierungsbestätigungen (Hotel, Mietwagen)
-Reisepass, Visum, Impfbescheinigung, internationaler Führerschein
-Wegbeschreibungen
-Stadt-/Straßenplan
-Eventuell benötigte Einlasskarten
-Devisen, Kreditkarte
-Visitenkarten
-Für das Gespräch benötigte geschäftliche Unterlagen
-Firmenprospekte/Präsentationsunterlagen
-Interne Telefonliste
-Wörterbuch
-Blöcke, Stifte
-Briefpapier, Umschläge, Briefmarken, Stempel
-Diktiergerät, Ersatzkassetten, Ersatzbatterien (Sind Batterien voll?)
-Taschenrechner
-Handy und Ladegerät
-Werbepräsente (Give-aways)
-Adapter
-Notebook - Parallele interne Termine/Projekte, Sonstiges
-Gibt es Wiedervorlagen, die geklärt werden müssen
-Parallel vereinbarte Termine stornieren
-Wer vertritt Sie, wer ist unterschriftsberechtigt
-Telefon umleiten
-E-Mails umleiten oder: Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten
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