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Checkliste: Reisemanagement – so organisieren Sie Ihre Geschäftsreise professionell

Checkliste: Reisemanagement - so organisieren Sie Ihre Geschäftsreise professionell
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geschrieben von experto.de

Manch einer begibt sich viel auf Reisen, nicht nur in Deutschland, sondern auch international. Geschäfte werden eben nicht mehr nur vor der Haustür gemacht. Oft scheint aber die Organisation einer Geschäftsreise irgendwie schwieriger als die Planung eines privaten Urlaubs, bleibt einem doch häufig weniger Zeit und ist der Termindruck einer Geschäftsreise im Allgemeinen höher, als wenn man in den Urlaub startet.

Vielleicht  lassen Sie sich bei der Planung von einem Reisebüro unterstützen, das Ihnen die Buchungen von Hotels, Flügen und Bahnreisen abnimmt und Sie zudem vielleicht auch noch beim Reisemanagement hilft.
 
Trotzdem sollten Sie sich nie blind auf einen Dienstleister in diesem Bereich verlassen – es sei denn, Sie arbeiten schon jahrelang mit ihm zusammen und haben immer gute Erfahrungen gemacht.
 
Um das Risiko von Pannen möglichst auszuschließen, haben wir dieses Thema in der heutigen Checkliste für Sie aufgegriffen.

  • Zeitplan
    • O Datum, Uhrzeit, Dauer der Reise (Wie lange dauert An-/Abreise? Wie lange dauern die Gespräche? Berücksichtigung etwaiger Zeitverschiebungen)
  • Reservierungen/Anträge
    • O Flüge, Bahn
    • O Mietwagen
    • O Hotel
    • O Visum
    • O Teilnahme an Vorträgen, Konferenzen, Seminaren
    • O Abendveranstaltungen
  • Reisedokumente und –unterlagen
    • O Reiseplan, chronologische Reihenfolge mit Angabe von Flug-/Bahn-/Reservierungsnummern, komplette Adressen mit Rufnummern von Hotel und Kunden/ Gesprächsteilnehmern
    • O Flug-/Bahnticket (mit Platzreservierungen)
    • O Reservierungsbestätigungen (Hotel, Mietwagen)
    • O Reisepass, Visum, Impfbescheinigung, internationaler Führerschein
    • O Wegbeschreibungen
    • O Stadt-/Straßenplan
    • O Eventuell benötigte Einlasskarten
    • O Devisen, Kreditkarte
    • O Visitenkarten
    • O Für das Gespräch benötigte geschäftliche Unterlagen
    • O Firmenprospekte/Präsentationsunterlagen
    • O Interne Telefonliste
    • O Wörterbuch
    • O Blöcke, Stifte
    • O Briefpapier, Umschläge, Briefmarken, Stempel
    • O Diktiergerät, Ersatzkassetten, Ersatzbatterien (Sind Batterien voll?)
    • O Taschenrechner
    • O Handy und Ladegerät
    • O Werbepräsente (Give-aways)
    • O Adapter
    • O Notebook
  • Parallele interne Termine/Projekte, Sonstiges
    • O Gibt es Wiedervorlagen, die geklärt werden müssen?
    • O Parallel vereinbarte Termine stornieren
    • O Wer vertritt Sie, wer ist unterschriftsberechtigt?
    • O Telefon umleiten
    • O E-Mails umleiten oder: Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten

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