Vor solchen Situationen können Sie sich schützen, wenn Sie möglichst viele erprobte Gegenmaßnahmen kennen. Prüfen Sie anhand unserer Checkliste, welche Präventivtricks Sie bereits kennen und welche bislang unbekannten Mittel Sie künftig situationsgerecht anwenden können.
Zusatz-Tipps:
Nehmen Sie Übertretungen Ihres Ruhewunsches nicht kommentarlos – aber freundlich – hin, wenn Sie trotz eines türschildes "Bitte nicht stören" unterbrochen werden. Sonst nimmt SIe bald niemand mehr ernst.
Günstig für kurze Gespräche ist die Zeit zwischen dem Mittagessen und 15:00. In dieser Zeit ist konzentriertes Arbeiten meist schwieriger und deshalb gut geeignet für Aufgaben, die keine Ruhe und höchste Konzentration erfordern. Bieten Sie an, in dieser Zeit generell für spontane Fragen und Besuche zur Verfügung zu stehen.
Wimmeln Sie nicht jede Anfrage sofort ab, die in wenigen Sekunden erledigt sein kann – sofern Sie dabei die Person sind, die die Zeitdauer bestimmt.
- Blockieren Sie den Besuchersitzplatz (Aktenkoffer, Ordner) und räumen
- Sie ihn nur für längere Gespräche frei
- Entfernen Sie überflüssige Stühle aus dem Büro
- Stehen Sie auf und bleiben Sie stehen, wenn Sie kein längeres Gespräch wünschen
- Falls Sie bei offener Tür oder mit mehreren Personen im Büro arbeiten:
- Stellen Sie Ihren Schreibtisch so auf, dass nicht sofort Blickkontakt mit Vorbeikommenden möglich ist
- Verneinen Sie, wenn jemand Sie fragt, ob Sie „eine Minute Zeit haben“
- und bieten Sie einen alternativen Gesprächszeitpunkt an
- Lassen Sie Besprechungen mit mehreren Teilnehmern nicht in Ihrem Büro
- stattfinden, damit Sie nicht warten müssen, bis alle gegangen sind
- Bringen Sie Gespräche schnell und konkret auf den Punkt: „Was kann ich für Sie tun?“
- Legen Sie für ungeplante Gespräche ein Zeitlimit fest
- Gehen Sie nicht auf abweichende Themen ein, auch wenn Sie diese vielleicht interessant finden
- Legen Sie störungsfreie Zeiten – stille Stunden – fest und bringen Sie ein
- Schild „Bitte nicht stören“ an der Bürotür an
- Falls der Besuch angekündigt war: Vereinbaren Sie mit Ihrer Sekretärin
- oder einem Ihrer Kollegen, dass man sich bei Ihnen spätestens 15 Minuten nach Gesprächsbeginn mit einem „sehr dringendem“ Anliegen meldet – und der Besucher das auch mitbekommt
- Wenn Sie selbst einen Kollegen in seinem Büro aufsuchen, bleiben Sie in
- der Tür stehen. Sie signalisieren damit: “Ich habe nur eine kurze Frage – und möchte auch nur eine kurze Antwort“
- Wann immer möglich, lassen Sie einen weitschweifig bekannten Besucher
- nicht „in die Tiefe“ Ihres Büros, indem Sie auf ihn zugehen