So schreiben Sie eine wirkungsvolle Hausmitteilung

Ärgern Sie sich auch öfter über Mitarbeiter, die die Heizung abends nicht abdrehen, den Computer und das Licht anlassen und obendrein das Abschließen vergessen? Oder gibt es auch in Ihrem Unternehmen dauernd Streit wegen vermeintlicher Kleinigkeiten: Frau Müller braucht unbedingt eine Zigarette, während Herr Frisch im Raucherdunst keinen klaren Gedanken fassen kann. Hier bedarf es klarer Regeln, sonst erwachsen daraus ernsthafte Konflikte, die sich schlecht auf das Betriebsklima, die Qualität der Arbeit und auf den Ton im Umgang mit Kunden auswirken. Kommunizieren Sie solche Verhaltensregeln durch eine Hausmitteilung.

Wirkungsvolle Hausmitteilung
Klare Regeln sorgen für Ordnung, Sauberkeit, Kundenfreundlichkeit, reibungslose Arbeitsabläufe und ein gutes Betriebsklima. Aber das Aufstellen solcher Regeln reicht nicht – Sie müssen sie den Mitarbeitern auch beibringen.

Nennen Sie das Problem beim Namen
Benennen Sie das Problem und suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung, mit der alle leben können. Das erhöht die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter, sich an die vereinbarten Regeln zu halten. Regeln sind leichter zu befolgen, wenn ihr Sinn und Zweck einleuchtet. Nennen Sie Ihren Mitarbeitern daher immer die Gründe, die Sie zu einer bestimmten Regelung veranlassen.

Verbieten Sie zum Beispiel nicht einfach von heute auf morgen kommentarlos die private Internet-Nutzung, sondern erklären Sie, dass Sie den betrieblichen Rechner vor möglichen Viren schützen müssen, damit das Unternehmen arbeitsfähig bleibt. Allgemeine Floskeln wie „aus betrieblichen Gründen" sollten Sie sich bei Hausmitteilungen sparen. Die haben weder Informations- noch Überzeugungswert.

Die Hausmitteilung: Der Ton macht die Musik
Formulieren Sie Ihre Regeln freundlich. Vermeiden Sie die Befehlsform, sagen Sie ruhig „bitte" und „danke" und sprechen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich (wenn auch nicht namentlich!) an. Die folgende Gegenüberstellung zeigt Ihnen, wie Sie die gleiche Forderung einmal autoritär und einmal freundlich formulieren können. Entscheiden Sie selbst, welcher Aufforderung Sie bereitwilliger nachkommen würden:

Mit dieser autoritären Formulierung provozieren Sie Widerstand Mit einer freundlichen Formulierung vermeiden Sie Widerstand
Private Telefongespräche während der Arbeitszeit sind auf unbedingt notwenige Ortsgespräche zu beschränken. Bitte beschränken Sie Ihre privaten Telefongespräche während der Arbeitszeit auf unbedingt notwendige Ortsgespräche.
Schmutziges Geschirr ist nach Gebrauch in die Spühlmaschine zu stellen. Bitte denken Sie daran, Ihr schmutziges Geschirr in die Spühlmaschine zu räumen. Vielen Dank!
Ab sofort ist das Rauchen innerhalb der Geschäftsräume einzustellen. Die Arbeitsstättenverordnung gibt Nichtrauchern ein gesetzlich verankertes Recht auf einen rauchfreien Arbeitsplatz. Deshalb kann ich Ihnen das Rauchen im Büro künftig nicht mehr gestatten.

Drücken Sie sich so konkret wie möglich aus: Nur wenn Sie Ihre Erwartungen klar und eindeutig formulieren, können sich Ihre Mitarbeiter auch entsprechend verhalten. Außerdem fällt Ihnen dann auch die Ahndung eines Regelverstoßes leichter, z.B. wenn Sie jemanden abmahnen müssen, weil er sich nicht daran hält.

Aushang oder Mitarbeiterschreiben als Hausmitteilung? – Was sich wann besser eignet

Wenig Text: Aushang
Einen Aushang liest man im Vorbeigehen. Er eignet sich immer dann, wenn

  • sich das, was Sie sagen wollen, in wenigen Worten sagen lässt (nur dann ist eine leserliche Gestaltung möglich),
  • Sie Ihren Mitarbeiter an einem konkreten Ort und in einer konkreten Situation an etwas erinnern wollen (z. B. die Tür abzuschließen, bevor er geht)
  • oder es um Informationen geht, die im Notfall unmittelbar parat sein müssen – zum Beispiel eine Anweisung für das Verhalten im Brandfall.

Viel Text: Mitarbeiterschreiben
Dagegen eignet sich ein Mitarbeiterschreiben für alles, was sich nicht in wenige Worte fassen lässt, und für alle Vereinbarungen, auf die Sie Ihre Mitarbeiter wirklich festnageln wollen.

Während Sie bei einem Aushang nicht selbstverständlich davon ausgehen dürfen, dass er dem Mitarbeiter tatsächlich ins Auge fällt und gelesen wird (wie oft sind Sie z.B. in der Schule am schwarzen Brett vorbeigegangen, ohne auch nur einen Blick darauf zu werfen?), dürfen Sie bei einem an den Mitarbeiter adressierten oder ihm übergebenen Brief zu Recht davon ausgehen, dass er auch gelesen wird. Die Ausrede „Habe ich nicht gewusst“ zählt dann nicht mehr.

Unklare Formulierungen Klare Formulierungen
Bitte melden Sie Ihren Gleittag rechtzeitig an. Bitte melden Sie Ihren Gleittag mindestens zwei Tage vorher an.
Bitte versuchen Sie, die Kosten für private Telefongespräche möglichst gering zu halten. Private Ferngespräche und private Gespräche ins Mobilfunknetz dürfen vom Büro aus nicht mehr geführt werden.