Kennen Sie das? Sie haben eine Aufgabe beendet. Jetzt fehlt nur noch die zweite Unterschrift Ihres Vorgesetzten und Sie könnten sich neuen Aufgaben zuwenden. Ihr Chef allerdings ist abwesend. Sie fragen nachmittags erneut nach, aber es kam etwas dazwischen und sie sollen es am nächsten Tag noch einmal versuchen. Bis Sie das Schreiben in die Post geben können, haben Sie sich noch dreimal damit beschäftigt.
"Als hätte ich nichts anderes zu tun," schimpfen Sie leise vor sich hin und ärgern sich auch darüber, dass eine Kollegin die versprochenen Kontaktdaten immer noch nicht geliefert hat. Gleich gehen Sie in eine Besprechung und richten sich auch hier darauf ein, dass "ausführlich über nichts" gesprochen wird, während Ergebnisse und Entscheidungen wahrscheinlich wieder auf den nächsten Termin vertagt werden. Lauter Ärgerpunkte auf der Emotionsskala. Aber noch mehr ärgert Sie, dass Sie durch die hohen Zeitverluste zu Ihrer eigentlichen Arbeit gar nicht kommen.
Typische Zeitkiller identifizieren
Typische Zeitfresser im Büro sind beispielsweise: Suchen, Unterbrechen, Warten, Ausharren, Nachfassen. Wie viel Zeit allerdings typischerweise wofür regelrecht "verbrannt" wird, weiß kaum jemand. Viele haben jedoch ein hohes Frustgefühl und beschreiben es so: "Ich habe den ganzen Tag wie verrückt gearbeitet / Stress gehabt, aber irgendwie bin ich nicht zu dem gekommen, was ich mir vorgenommen habe / was mir wichtig war."
Oft kommt der Nachsatz: "Ich weiß selbst nicht so genau, was ich den ganzen Tag gemacht habe." Und wenn man dann den Tag Revue passieren lässt, fällt einem ein: Ich habe auf eine Info von einem Kunden gewartet, dreifache Formulare für eine Kleinigkeit ausgefüllt, Schriftverkehr gesucht, gefühlte 500 Spam-Mails gelöscht usw.
Ermitteln Sie konkret mit einer interaktiven PDF Ihre Zeitverluste
Statt "gefühlter" Zeitfresser, die Sie von der eigentlichen Arbeit abhalten, ermitteln Sie doch besser konkret, wie viel Stunden Sie in einer Arbeitswoche (in Stunden und in Prozent) wofür verlieren. Das Dokument berechnet automatisch Ihre Eingaben, stellt sie in Prozent dar. Und als Ergebnis sehen Sie in der letzten Zeile, wie viel Stunden und wie viel Prozent Ihrer Arbeitswoche für Ihre eigentlichen Aufgaben übrig bleiben.
Das interaktive Dokument wird bereitgestellt vom BMWi-Gründerportal. Neben Stichworten wie "Aufklären" folgen Kurzerläuterungen, hier: Aufklären von schlecht delegierten, unklaren oder verwirrenden Aufgaben. So können Sie schneller entscheiden, was auf Sie zutrifft. Schätzen Sie Ihre Verluste pro Woche ab und tragen Sie eine Zahl für die Stunden ein.
Wenn Sie sich für das Thema "unklare Arbeitsaufträge" näher interessieren, lesen Sie doch meine Fachartikel dazu mit konkreten Formulierungsvorschlägen. Beispielsweise wenn Sie selbst Aufträge erteilen: "Aufträge und Anweisungen klar kommunizieren" oder wenn Sie Empfänger nebulöser Arbeitsaufträge sind: "Unklare Chefanweisung".
Jetzt sind Sie dran – Klarheit über Zeitfresser und "Artikel auf Bestellung"
Rufen Sie gleich die PDF-Datei auf. Zu zehn Zeitfressern tragen Sie Ihre Zahl ein und schon haben Sie Ihr Ergebnis. Drucken Sie es sich aus. Und dann: Suchen Sie sich Ihren größten Zeitfresser heraus und überlegen Sie sich geeignete Maßnahmen, um diesen Zeitfresser zu entmachten. Dann nehmen Sie sich die Nummer zwei und drei vor usw.
Wenn Sie im Büroportal von experto.de keinen geeigneten Artikel finden, dann mailen Sie mich doch einfach an und "bestellen" Sie einen Artikel zu Ihrem Anliegen bei mir. Nutzen Sie die Möglichkeit, einen Artikel auf Bestellung zu erhalten und schreiben Sie mir, zu welchem Punkt Sie noch mehr Lösungsideen gebrauchen können.
Also los: PDF ausfüllen, Zeitfresser identifizieren, Abhilfe überlegen oder Artikel auf Bestellung bei mir anfordern und umsetzen. Sagen Sie den Zeitfressern den Kampf an, damit Sie mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit haben!
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation