Nicht in Großbuchstaben schreiben, das wirkt wie „Schreien“. Wer will schon angebrüllt werden? Viele Ausrufezeichen hintereinander wirken ähnlich. Wenn Sie nur Kleinbuchstaben verwenden verstoßen Sie gegen die deutsche Rechtschreibregel und das wirkt dumm und phlegmatisch.
Senden Sie E-Mails ins Ausland, vermeiden Sie Umlaute und Sonderzeichen. Diese können dort nicht richtig dargestellt werden. Beim Empfänger entsteht eine verwirrende Ansammlung unsinniger Zeichen. Das gleiche gilt für ausgefallene Schriftarten.
Worauf Sie beim Inhalt einer E-Mail besonders achten sollten
Gestalten Sie den Inhalt Ihrer Mail aussagekräftig. Formulieren Sie Ihr Anliegen kurz, knapp und präzise. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aussagen. Abkürzungen wie beispielsweise „btw“ (by the way) oder „asap“ (as soon as possible) sollten tabu sein. Ebenso ungeeignet sind „Smileys“ (im privaten Bereich jedoch erlaubt).
Gängige Abkürzungen wie: „etc.“ oder „u. U.“ sind erlaubt. Bedenken Sie, dass viele Abkürzungen nicht jedem Ihrer Geschäftspartner ein Begriff sind.
Achtung bevor Sie den „Senden-Knopf“ drücken
Bitte keine vorschnellen und unüberlegten Antworten. Vor allem dann, wenn Sie eine unfreundliche Mail erhalten haben. Hüten Sie sich vor Beleidigungen und Schimpfwörtern. Eine abgeschickte E-Mail kann auch noch nach Monaten oder Jahren als Beweismittel dienen und belegen, welche Informationen Sie weitergegeben oder erhalten haben. Bei einer E-Mail bedienen Sie sich der Schriftform und die hat elektronisch die gleiche Bedeutung und Beweiskraft wie auf Papier.
Die Betreffzeile
Füllen Sie die Betreffzeile unbedingt aus, weil die E-Mail sonst als „SPAM“ angesehen werden kann oder in den Eingangslisten untergeht. Formulieren Sie den Betreff immer kurz und eindeutig. Das hilft dabei, die Mail beim Suchen leichter wiederzufinden. Bearbeiten Sie mehrere Vorgangsthemen in Ihrer E-Mail, dann sollten Sie für jedes Thema eine neue Mail schreiben. Der Empfänger kann dann die Eingangsmail dem jeweiligen Vorgang zuordnen.
Eine E-Mail besonders dringend machen
Durch ein rotes Ausrufezeichen können Sie die Mail noch besonders wichtigmachen. Zu diesem Mittel nur bitte im äußersten Notfall greifen.
Anrede
Formulieren Sie die Anrede in einer E-Mail immer so korrekt wie in einem Geschäftsbrief in Papierform. Verzichten Sie niemals auf eine Anrede. Unangemessen wirken zu saloppe oder formlose Anreden. Bei betriebsinternen E-Mails sollten Sie ebenfalls die Form wahren.
Sie können den Stil Ihres Adressaten bei weiteren Mails spiegeln, hier wäre ich vorsichtig einen zu saloppen Stil zu übernehmen. Verzichten Sie auf Abkürzungen wie zum Beispiel „Sg“ für „Sehr geehrte“, es wirkt nicht gerade freundlich und nicht jeder kennt alle Abkürzungen.
Grußformel
Unbedingt beachten: Die Grußformel ist nicht Bestandteil der Signatur. Eine persönliche oder allgemein übliche Grußformel ist angebracht. So viel Zeit muss sein. Was Sie ebenfalls vermeiden sollten: Abkürzungen, sie wirken gleichgültig.
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