Büroorganisation

Vorsicht vor Umsatzsteuer-Fallen bei Angeboten

Ein Kunde bestellt bei Ihnen ein Angebot. Wenn dieser Kunde nun vor hat zu betrügen, könnte er ein Angebot, obwohl es als solches gekennzeichnet ist, wie eine Rechnung über erbrachte Lieferung oder Leistung verbuchen und die ausgewiesene Umsatzsteuer geltend machen. Er hat nichts bezahlt, erst recht nicht die ausgewiesene Umsatzsteuer. Worauf müssen Sie bei der Angebotserstellung achten?

Sie als ausstellende Firma haften für die Umsatzsteuer. Der Bundesfinanzhof nennt das einen "abstrakten Gefährdungstatbestand". Dieser Tatbestand reicht dem Finanzamt aus, um die Umsatzsteuer bei Ihnen nachzufordern.

Diese Falle können sie umgehen, wenn Sie in Zukunft unbedingt auf die Doppel-Bezeichnung "Angebot/Rechnung" verzichten.  Verwenden Sie besser das Wort "Kostenvoranschlag". Zusätzlich sollten Sie am Ende des Dokuments den deutlich lesbaren Hinweis anbringen:

"Dieses Dokument ist ein Kostenvoranschlag für eine noch zu erbringende Leistung. Dieser Kostenvoranschlag berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug."

Adressieren Sie korrekt nach DIN 5008!

Die Empfänger-Anschrift nach DIN 5008 ist wegen der Maschinenlesbarkeit den Richtlinien der Deutschen Post AG angepasst worden.

  • Zwischen Straße/Postfach und PLZ/Ort gibt es keine Leerzeile mehr.
  • Die Schriftgröße darf 8 Punkt nicht unterschreiten.

Das Anschriftfeld ist in 2 Zonen aufgeteilt

  • Zusatz- und Vermerkzone – 3 Zeilen z. B. für "Einschreiben"
  • Die Anschriftenzone umfasst insgesamt 6 Zeilen.

Alte Zöpfe weglassen. Diese Zusätze sind vollkommen überflüssig:

  • z.Hd. – zu Händen
  • i. H.  – im Hause
  • i. Fa. – in Firma
  • c/o    – care of

Wie unterscheidet sich ein Geschäftsbrief vom Direktionsbrief und Privatbrief?

Beim Geschäftsbrief

steht zuerst die Firma mit Namen, dann der Name des Sachbearbeiters

Firma
Hans Mustermann

Frau Anna Mayer
Musterhaus  Straße 20
99999 Musterhausen

Beim Direktionsbrief

steht zuerst die Direktionsbezeichnung mit Namen, dann der Name der Firma

Herrn Direktor
Hans Muster
Firma Mustermann
Musterhaus  Straße 20
99999 Musterhausen

Beim Privatbrief

steht zuerst der Name der Privatperson, danach der Firmen-Name

 
Frau
Anna Mayer
Firma Mustermann
Musterhaus  Straße 20
99999 Musterhausen

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Gisela Krahnke