Kennen Sie das? Sie haben es endlich geschafft, Ihren Schreibtisch tipptopp aufzuräumen. Alle Unterlagen sind von der Oberfläche verschwunden. Ihr PC, Telefon, ein Stiftehalter und ein Block befinden sich auf Ihrem Schreibtisch. Genauso, wie es in den meisten Ratgebern für Büroorganisation und Zeitmanagement beschrieben wird. Wird Ihnen ein bisschen „unheimlich“ bei der Vorstellung? Dabei haben Sie doch alles „richtig“ gemacht – oder?
Die „richtige“ Ordnung im Büro gibt es nicht
Wir sind alle sehr unterschiedlich in unserem Denken, was eine gute Organisation und Übersicht im Büro ausmacht. Was der eine schon für einen perfekt aufgeräumten Schreibtisch hält, ist für den anderen immer noch ein unübersichtlicher Arbeitsplatz. Es gibt also trotz aller guten Empfehlungen ein Gefühl von Grundordnung oder auch Grund-Unordnung, das Sie benötigen. Gleichzeitig ist aber auch klar: Wenn ein Kunde einen echten Chaos-Schreibtisch sieht, ist der Auftrag zumindest fraglich. Denn Kompetenz kann man mit Chaos nicht vermitteln.
Chaos im Büro mit System
Was aber, wenn Sie zu den Menschen gehören, die durch einen perfekt aufgeräumten Schreibtisch blockiert werden? Oder wenn Sie genau wissen, dass Sie auf Dauer diese Art der Ordnung nicht aufrecht erhalten können? Dann hören Sie auf, sich dafür selbst abzuwerten und setzen Sie die folgenden zwei Tricks ein, um Ihrem „Chaos-Gen“ eine Freude zu machen.
Büro Tipp 1: Die Chaos-Stapel als Grundordnung
Wenn Sie ein Minimum am Chaos brauchen, erlauben Sie sich die geliebten Stapel, jedoch mit System. Beispielsweise so (nach Renate Schmidt und Pia Fohrer):
- Stapel 1: Das will ich erledigen.
- Stapel 2: Das lese ich in Kürze.
- Stapel 3: Darüber spreche ich mit anderen.
- Stapel 4: Das verschwindet demnächst in Ordnern.
Regeln für die Chaos-Stapel
- Regel 1: Erlaubt sind höchstens 5 Stapel.
- Regel 2: Die Stapel sind in Postkörben.
- Regel 3: Die Stapel-Körbchen sind beschriftet.
- Regel 4: Und sie sind n i c h t auf dem Schreibtisch.
- Regel 5: Ein Fingerbreit unterhalb der Oberkante des Körbchens ist die „deadline“. Erreichen Ihre Unterlagen diese Marke hießt es: Sofort abarbeiten.
- Regel 6: Spätestens zum Wochenende heißt es: Abarbeiten.
Büro Tipp 2: Die Chaos-Schublade
Ernennen Sie Ihre unterste Schublade im Schreibtisch oder Rollcontainer zu Ihrer persönlichen Chaos-Schublade. Hier darf alles hinein, was vom Schreibtisch, Regal oder Sideboard verbannt ist: die Muschel aus dem letzten Urlaub, Ersatzbatterien, die Konzertkarte der Lieblingsband, Bonbons, die Urlaubskarte einer Freundin, Tempotücher, Kopfschmerztabletten, das Taschenmesser, der Glücksbringer und und und.
Das Tolle an dieser Schublade ist: Hier darf alles rein, alles darf unordentlich und chaotisch sein. Und wenn Sie sie aufziehen, können Sie sich sofort am Chaos erfreuen!
Jetzt sind Sie dran – Chaos im Büro mit System
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Das, was Sie anspricht, bringen Sie sofort auf den Weg. Wenn Sie die Stapel-Idee aufgreifen: Halten Sie sich an die Regeln. Und zwar an alle! Genießen Sie die gezähmten Chaosbereiche und schauen Sie ab und an in Ihre Chaos-Schublade um „aufzutanken“.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
Bildnachweis: winston / stock.adobe.com