Kennen Sie das? Tag für Tag sind Sie aktiv in Ihrem Büro: Aufgaben und Informationen kommen auf verschiedenen Kanälen auf Sie zu, werden von Ihnen verarbeitet und verlassen Ihren Wirkungsbereich wieder. Das ist der Kreislauf von Informationen und Aufgaben: kommen – verarbeiten – gehen.
Vier Kernbereiche für eine optimale Büroorganisation sind:
- Eingangspost bearbeiten
- Aufgaben planen
- Termine organisieren
- Informationen verwalten
Überprüfen Sie anhand der folgenden Fragen, wie gut Sie in den ersten beiden Bereichen Eingangspost und Aufgabenerledigung aufgestellt sind. Lösungen habe ich dieses Mal nicht angefügt. Stattdessen erkennen Sie anhand der Fragen, woran es in Ihrer Büroorganisation hapern könnte. Meine Linkempfehlungen helfen Ihnen, sich über das jeweilige Thema weiter zu informieren.
Bearbeiten Sie Ihre Eingangspost optimal?
Post kann als Papierunterlage per Rundschreiben oder externer Post eingehen. Dazu per Fax oder elektronisch als E-Mail.
- Vernichten Sie unwichtige Dinge sofort?
- Wird erkennbare Werbung ungeöffnet entsorgt?
- Haben Sie ausreichend Spamschutz und Filtereinstellungen?
- Erledigen Sie alle Dinge, die nicht mehr als drei Minuten erfordern, sofort?
- Legen Sie für weitere Vorgänge den Erledigungstermin und Priorität fest?
- Haben Sie ein sicheres Wiedervorlagesystem?
- Denken Sie auch daran zu delegieren und sind Sie sicher, dass Sie das Delegieren beherrschen?
- Machen Sie sich Gedanken, welche Antwortform (Brief, Anruf, E-Mail) die effektivste und angemessenste ist?
- Entscheiden Sie wirklich, was mit dem Vorgang passiert, statt ihn erst einmal an die Seite zu legen?
Je öfter Sie mit Nein geantwortet haben, desto mehr kann Ihr Umgang mit Eingangspost von einer Veränderung profitieren. Vielleicht sind die folgenden Artikel, die ich zu diesem Thema bereits veröffentlicht habe, für Sie hilfreich: Postbearbeitung im Büro, Posteingang und E-Mail-Posteingang bearbeiten und Sofort-Prinzip.
Planen Sie Ihre Aufgaben wirklich gut?
Das Abarbeiten von Aufgaben ist sicher sehr unterschiedlich. Das kann von Ihren persönlichen Vorlieben genauso abhängen wie von der eingesetzten Technik oder Vorgaben und Anweisungen in der Organisation Ihres Unternehmens. Doch einige grundsätzliche Aspekte gilt es immer zu beachten. Sie gelten als Garanten für eine gute Aufgabenplanung. Überlegen Sie wieder, wie es in Ihrem Office ist:
- Ordnen Sie jeder Aufgabe eine Priorität zu?
- Bekommt jede Aufgabe einen Termin? Vergeben Sie größeren Aufgaben einen Anfangstermin?
- Legen Sie den Zeitaufwand jeder Aufgabe fest, zumindest schätzungsweise?
- Haben Sie alle terminierten Aufgaben sicher im Blick?
- Zerlegen Sie größere Aufgaben in kleinere Schritte, um die Erledigung der Aufgaben abzuarbeiten?
- Planen Sie, in welchen Schritten Sie diese umfangreicheren Aufgaben erledigen?
- Planen Sie einen ausreichenden Zeitpuffer ein?
- Arbeiten Sie Aufgaben gleicher Tätigkeit wie Telefonieren, Mailen etc. am Block ab?
- Haben Sie feste Zeiten und einen festen Turnus für Routineaufgaben?
- Nehmen Sie Aufgaben nach Möglichkeit nur einmal zur Hand?
Auch hier können Sie für sich überprüfen, was in Ihrer Büroorganisation schon prima läuft. Doch gerade wenn Sie unzufrieden mit Ihrem Ergebnis sind, sollten Sie sich mit dem genannten Bereich beschäftigen. Vielleicht helfen Ihnen auch meine folgenden Artikel weiter: Stressfreier Bürotag, Prioritäten setzen und Rückstände aufarbeiten.