In einem anderen Artikel zur Überprüfung Ihrer Büroorganisation haben Sie sich bereits mit Post und Aufgaben beschäftigt. Haben Sie schon einige Ideen und Anregungen notiert? Sonst holen Sie das am besten nach, so lange der Eindruck noch frisch ist. Ansonsten hier noch einmal der rote Faden für Sie, die letzten beiden Punkte werden in diesem Artikel behandelt:
- Eingangspost bearbeiten
- Aufgaben planen
- Termine organisieren
- Informationen verwalten
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Organisieren Sie Ihre Termine auch so?
Meine nachfolgende Aufzählung enthält Anregungen. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die zu Ihrem Arbeitsgebiet, Ihrer Funktion und Ihrem Ablauf passen. Einige der Punkte lassen sich sehr gut organisieren, andere sind in Ihrem Unternehmen vielleicht auch gar nicht erlaubt. Achten Sie darauf, mit welchen Punkten Sie sich verbessern können.
- Legen Sie Zeiten fest, die terminfrei bleiben sollten. Das kann auch ein bestimmter Tag sein, an dem Sie keine Termine machen. Tragen Sie sie in Ihren Terminkalender ein.
- Legen Sie Zeiten fest, an denen Sie mehrere Termine am Block erledigen.
- Tragen Sie bekannte Termine am Anfang des Jahres ein: Angefangen bei Ihren Urlaubs- und eventuellen Brückentagen, Messen, Kongressen, Unternehmensaktionenen, Fortbildungen etc.
- Vergeben Sie feste Zeitvorgaben, die Sie dann auch konsequent einhalten. Beispielsweise max. 30 Minuten pro Mitarbeiter oder max. 1 Stunde pro selbst geleiteter Besprechung.
- Planen Sie bei jedem Termin so: Termin + Reise- oder Gehzeit + Zeitpuffer + Vor- und Nachbereitung. Tragen Sie die Gesamtzeit in Ihren Kalender ein, nicht nur die reine Besprechungszeit.
- Legen Sie für jeden Termin das Ziel fest. Kommunizieren Sie dies – wenn es ein gemeinsames Ziel ist – am besten vorher (bei der Absprache oder Einladung, mündlich oder schriftlich). Und vor allem gleich zu Beginn des Termins.
Kalenderführung und Terminkoordination sind auch wichtig
Wenn Sie Termine für mehrere Beteiligte abstimmen müssen, nutzen Sie Technik. Automatisieren Sie so viel wie möglich. Intern kann dies über die Outlook-Funktion sein. Extern können Sie Termine über den Online-Terminplaner Doodle abstimmen. Lesen Sie meine Artikel dazu, je nach Interesse beispielsweise „Terminvereinbarung auf Papier: Doodle Unplugged“ oder „Die neue Doodle-Generation“.
Gewöhnen Sie sich an, Ihren Kalender wirklich gut zu führen. Schreiben Sie dazu alle relevanten Informationen und Daten rund um den Termin dazu. Legen Sie sich eine separate Mappe an, in der sich alles befindet, was Sie für den Termin brauchen. Erledigen Sie dies am besten am Vortag oder gleich morgens. Mehr Tipps auf in meinen beiden Artikeln zum Kalender-Check.
Falls Sie sich manchmal außen vor fühlen, weil alle außer Ihnen Termine elektronisch verfassen: Stehen Sie zu Ihrem Papierkalender! Sie sind damit nicht allein. Mein Artikel „Termine mit Papierkalender planen – ist das peinlich?“ ist einer der beliebtesten Büroartikel.
Verwalten Sie Informationen optimal?
Der Nutzen eines optimal organisierten Informationsmanagements ist den meisten Mitarbeitern und auch der Unternehmensleitung oft nicht bewusst. Nachfolgend einige generelle Punkte, auf die Sie achten können. Für ein umfangreiches Informationsmanagement werden Sie aber individuelle Bedingungen berücksichtigen müssen und ein ausgeklügeltes und EDV-basiertes System nutzen müssen.
- Schriftliches Informationssystem, evtl. mit Spezialsoftware
- Am Einzelplatz können dies auch Software wie OneNote von Microsoft oder die Freeware ScribblePaper sein
- Zentraler Zugriff, gfs. mit Berechtigungen und Zugriffsrechten, Zugriff von intern und extern möglich
- Unvollständige und veraltete Daten und Informationen vermeiden
- Sinnvolle Kategorien vergeben, Schlüsselbegriffe und Suchbegriffe verwenden
- Durchdachte Ordner- und Dateienstruktur
- Vorgaben für Namensvergabe und Ausfüllen von Feldern
- Einhalten der gesetzlichen Bestimmung
- Einhalten der Unternehmensvorgaben
- Klären, welche Informationen eingepflegt werden. Denken Sie dabei an Kundendaten, Ihre Produkte/Dienstleistungen/Preise, Mitarbeiter: Zuständigkeiten, Aufgabengebiete, Vertretungen, Abwesenheiten, Urlaub etc., Besprechungsräume (Belegungsplan, buchen), Standards, Ablaufpläne, Vorlagen etc.
- Einpflegen von Projekten und Arbeitsergebnissen
- Dazu kommen Datensicherung und Ausfallsicherung sowie eine intuitive Bedienung
Jetzt sind Sie dran – Termine und Informationen
Termine und Informationen sind oft das Herz Ihrer Arbeit. Wenn Sie durch schlechte Organisation zu lange brauchen, um an Informationen heranzukommen, werden Sie unzufrieden. Wenn Sie mit veralteten Daten beim Kunden oder Geschäftspartner sind, verlieren Sie an Boden.
Wenn ein Termin doppelt belegt wurde, wird’s peinlich. Wenn sich mehrere Kollegen auf die Suche begeben à la „Da haben wir doch letztes Jahr was Neues beschlossen, was war das noch mal, wer weiß was?“, dann verschenken Sie wertvolle Zeit. Optimieren Sie sich deshalb in Sachen Termin- und Informationsverwaltung – es lohnt sich.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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