Büroorganisation

So haben Sie Ihre chaotischen Vorgesetzten im Griff

So haben Sie Ihre chaotischen Vorgesetzten im Griff
geschrieben von Rebecca Stache

Als Assistenz muss man sich jederzeit auf den Vorgesetzten und seine Persönlichkeit und Arbeitsweise einstellen. Besonders groß ist die Herausforderung bei chaotischen Chefs. Die folgenden Tipps werden Ihnen bei dieser Herausforderung helfen.

Kommunikation mit chaotischen Chefs

Die Kommunikation mit einem chaotischen Chef ist die Grundlage der funktionierenden Zusammenarbeit. Oft handelt es sich um Chefs, die sehr kreativ sind. Sie denken meist voraus und entwickeln Ideen. Meiner Erfahrung nach ist es häufig so, dass solche kreativen Chaoten nicht wissen, ob sie den Gedanken nur gedacht oder auch ausgesprochen haben. So fällt es oft schwer, dem Chef zu folgen.

Ich empfehle deshalb, täglich ein kurzes Abstimmungsgespräch zu führen, in dem Sie ihn fragen, welche Aufgaben er an diesem Tag erledigen möchte, welche Prioritäten er setzt, was nach Ihrem Feierabend noch passiert ist usw. Auch Sie haben die Möglichkeit, Ihre Fragen loszuwerden und Dinge zu klären.

Organisation für chaotische Chefs

Eine von Haus aus organisierte Assistenz wird sich vermutlich oft über einen chaotischen Chef ärgern. Eine organisierte Person ist jedoch die Idealbesetzung für die Aufgabe, einen chaotischen Chef zu managen.

Nutzen Sie also Ihr Potential und gehen Sie die Organisation des Assistenzbereichs logisch und strukturiert an. Bewegen Sie Ihren Vorgesetzten dazu, Ihnen sämtliche Unterlagen, die er nicht sofort bearbeitet, zu geben, damit Sie diese in Ihrem Büro verwahren. So sparen Sie und Ihr Chef viel Zeit für das Suchen von Unterlagen.

Die Unterlagen, die er bei sich behält, sollten in Mappen gelegt werden. Arbeiten Sie möglichst mit Farben, so dass ein kreativer Kopf sofort assoziieren kann, worum es sich bei der Mappe handelt. Überlegen Sie gemeinsam, welche Farben Sinn machen und setzen Sie dies sofort in die Tat um.

Absicherung bei der Zusammenarbeit mit chaotischen Chefs

Vermeiden Sie es, wenn möglich, Ihrem Chef Originale zu geben. Lässt es sich einmal nicht vermeiden, machen Sie sich stets eine Sicherheitskopie. Generell sollten Sie sich wichtige Dinge kopieren oder einscannen, um im Fall der Fälle gewappnet zu sein.

Überlegen Sie außerdem, ob eine Liste Sinn macht, in der Sie alles erfassen, was Sie ihm gegeben haben. Sie können dann notieren, wohin der Vorgang dann gegangen ist: Haben Sie ihn zurückbekommen oder liegt er noch beim Chef? Haben Sie ihn an einen Kollegen übergeben? Das kostet etwas Zeit, hilft aber auf Dauer sehr, Ihnen ein besseres und sichereres Gefühl in der Zusammenarbeit mit dem Chaoten zu geben.

Zum Schluss noch ein Hinweis bezüglich Ihrer Persönlichkeit: In der Assistenz ist Loyalität generell sehr wichtig. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie sich nicht für die Fehler oder Versäumnisse Ihres Vorgesetzten in die Verantwortung nehmen lassen.

Bildnachweis: Franz Pfluegl / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Please wait...

Über Ihren Experten

Rebecca Stache