So geht’s: Anrufbeantworter besprechen zum Brückentag

Muss man für einen Tag Abwesenheit extra den Anrufbeantworter besprechen? Es arbeitet wahrscheinlich sowieso niemand. Oder? Seien Sie kundenfreundlich und eindeutig, indem Sie Ihren AB besprechen. Einen konkreten Formulierungsvorschlag finden Sie in diesem Artikel. Dazu einen Formulierungsvorschlag, wie Sie in Ihrer E-Mail-Signatur schon vorab die auf die Abwesenheit hinweisen.

Kennen Sie das? Diesmal haben Sie rechtzeitig daran gedacht, die Feiertage mit Brückentagen so aufzustocken, dass Sie mit wenigen Urlaubstagen einen richtig schönen Kurzurlaub haben. „Aber wegen so etwas“, so Ihre Überlegungen „brauche ich doch nicht extra meinen Anrufbeantworter zu besprechen.“ Erst einmal erscheint Ihnen das viel Aufwand.

Ist das nicht ein bisschen viel Aufwand für einen Tag?

Brückentage sind Arbeitstage, die zwischen einem gesetzlichen Feiertag und einem üblicherweise arbeitsfreien Tag wie Samstag oder Sonntag liegen. Durch geschicktes Einsetzen von Urlaubstagen erhält man so mehrere Tage hintereinander frei. Am meisten genutzt als sogenanntes verlängertes Wochenende.

Auch wenn Ihnen der Aufwand im ersten Moment hoch erscheint und Sie den AB sowieso ungern besprechen: Gehen Sie nicht davon aus, dass ohnehin „niemand“ arbeitet. Denn irgendein Kunde oder Geschäftspartner arbeitet sicher in dieser Zeit. Selbst wenn der Feiertag ein Donnerstag ist und es sich lediglich um einen Abwesenheitstag (den Brückentag) handelt, lohnt sich das korrekte Verhalten. Denn für Anrufer ist bei Ihrer normalen Anrufbeantworteransage nicht erkennbar, dass an diesem Tag niemand mehr zurückrufen wird.

Das 1 x 1 der Anrufbeantworteransage

Ansagen für den Anrufbeantworter sollten nicht zu lang sein, den Anrufer aber gleichzeitig ausreichend informieren. Deshalb empfehle ich Ihnen, grundsätzlich diese Informationen einzubauen:

  • Unternehmensname und Mitarbeitername.
    Nennen Sie als erstes den Unternehmensnamen. Dann Ihren Vor- und Zunamen, ohne den Hinweis Herr oder Frau.
  • Grund der Nichterreichbarkeit – hier „Brückentage“ (Formulierungsvorschlag s.u.).
  • Datum der Abwesenheit.
    Sagen Sie nicht nur, was Sie nicht bieten (= die Abwesenheit), sondern sagen Sie auch oder nur, was Sie bieten (= Erreichbarkeit). Nennen Sie also Tag/Datum, wann Sie erreichbar sind bzw. zurückrufen werden.
  • Alternativen aufzeigen oder klar benennen, was mit der Nachricht des Anrufers geschieht.
    Sie können wahlweise eine Vertretung benennen (Name, Telefonnummer, evtl. Erreichbarkeit) oder den Hinweis geben, dass Sie sich erst nach dem genannten Datum melden werden. Entschuldigen Sie sich nicht dafür, dass es keine Vertretung gibt. Machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht halten können (sofort, schnellstens, umgehend). Formulieren Sie lieber „zeitnah“ oder „baldmöglichst“.

Hier ist ein Mustertext für Sie

Guten Tag, Firma Rickmann GmbH, hier spricht Peter Voss. Ich nutze dieses Jahr den Freitag nach Christi Himmelfahrt zu einem Kurzurlaub. Hinterlassen Sie mir bitte eine Nachricht. Ich rufe Sie gern am Montag, 13. Mai 2024, zurück. Bis dahin wünsche ich Ihnen erholsame Tage.“

Meine Spezial-Tipps für Ihre Ansage:

  1. Schreiben Sie Ihren Text auf, dann sind Sie sicherer beim Sprechen und haben gleich eine Vorlage für Kollegen oder das nächste Jahr.
  2. Sprechen Sie den Text zum Warmwerden einige Male laut.
  3. Massieren Sie kräftig beide Ohren, bevor Sie die Ansage aufnehmen. Die Stimme wird dadurch präsenter.

So informieren Sie Ihre Geschäftspartner rechtzeitig

Optimal für Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten ist es, wenn Ihre Abwesenheit einige Zeit vorher bereits bekannt ist. Am elegantesten lösen Sie das mit einem Zusatz in Ihrer üblichen E-Mail-Signatur. Das könnte dann so aussehen:

Mit freundlichen Grüßen
Peter Voss

Vorankündigung: Ich nutze dieses Jahr den Freitag nach Christi Himmelfahrt zu einem Kurzurlaub. Für mögliche Anfragen oder Anliegen kontakten Sie mich bitte rechtzeitig, danke. Ab Montag, 13.5.2024, bin ich wieder wie gewohnt für Sie erreichbar.

Rickmann GmbH  (jetzt folgt die normale Signatur mit Ihren Geschäftsdaten).

Ihre automatische E-Mail-Antwort erstellen Sie dann am letzten Arbeitstag. Der Text könnte ähnlich wie in der Ankündigung lauten. Allerdings sollten Sie ein „Danke für Ihre Nachricht.“ oder Ähnliches voranstellen und Anpassungen vornehmen.

Jetzt sind Sie dran – Anrufbeantworter besprechen zum Brückentag

Seien Sie kundenfreundlich und korrekt, indem Sie auch für einen einzigen Brückentag Ihren Anrufbeantworter besprechen. So wird es für Ihre Geschäftskontakte planbar. Denn nichts ist ärgerlicher, als selbst zu arbeiten und eine Ansage abzuhören, bei der man rätselt, ob der Angerufene nur kurze Zeit oder vielleicht doch den ganzen Tag abwesend ist. Seien Sie also eindeutig, dann können Sie den wohlverdienten Kurzurlaub durch den Brückentag richtig genießen.
Wenn Sie jetzt wissen wollen, welche Brückentage dieses Jahr konkret noch möglich sind, schauen Sie gleich in meinen Artikel Feiertage 2013 – Brückentage für den Kurzurlaub.

Gutes Gelingen! Ich bin Wera Nägler, Ihre Expertin für Büroorganisation

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