Kennen Sie das? Sie haben eine Fachzeitschrift abonniert. Natürlich finden Sie auch viel im Internet. Aber vieles ist gerade in hoher Qualität nach wie vor den Printmedien vorbehalten. Außerdem haben ihre Themen kein schnelles Verfallsdatum und Sie können so sehr schnell und komfortabel nachlesen. Sie haben extra einfach oder ein Regal für die Zeitschriften reserviert. Doch allmählich wird dies zu unübersichtlich. Und wenn die Zeitschriften stehen – selbst wenn Sie dicht an dicht stehen-, verbiegen sie sich schnell. Jetzt möchten Sie Ihren Zeitschriften ein angemessenes „Zuhause“ bieten.
Stehsammler aus Kunststoff
Zeitschriften und auch Kataloge sammeln Sie am besten in Stehsammlern. Hängemappen oder Ordner sind ungeeignet. Bei Stehsammlern sollten Sie zudem darauf achten, dass sie aus Kunststoff oder aus Holz sind. Stehsammler aus Pappe verformen sich zu schnell. Außerdem neigen sie zum Umfallen. Egal für welches Material Sie sich entscheiden: Beschriften Sie jeden Stehsammler eindeutig. Optisch sieht es zudem sehr professionell aus, wenn die Beschriftung einheitlich ist.
Chronologisch statt Chaos
Die jeweils neueste Ausgabe ihrer Zeitschriftsammlung sollte mit dem Titelbild nach vorne in den Stehsammler eingestellt werden. So sehen Sie die jeweils aktuelle Ausgabe. Zudem ist dann automatisch der Falz an der offenen Seite des Stehsammlers. So können Sie gut und schnell zu der gesuchten Ausgabe blättern.
Wenn Sie eine Ausgabe entnehmen, bringen Sie an dieser Stelle am besten sofort eine Markierung an. Dies kann ein Post-it sein oder auch ein herausragendes Blattpapier oder ein Trennstreifen. Weil es sehr schnell geht, stellen Sie eine entnommene Ausgabe so auch gleich wieder zurück.
Überführung ins Archiv
Falls Sie die Zeitschriften tatsächlich archivieren wollen, führen Sie die Zeitschriften am besten jahrgangsweise dem Archiv zu. Kostengünstiger wird es, wenn Sie dazu Archiv-Stehsammler verwenden. Diese sind dann zwar auch aus Pappe, für die Archivierung ist dies im Gegensatz zu häufigen Nutzung im Büro dann auch ausreichend. Denken Sie auch hier an die eindeutige Beschriftung.
Wegwerf-Automatik statt Aufbewahrung
Vielleicht haben Sie eine Zeitschriftensammlung, die Sie schlank, aktuell und übersichtlich halten wollen? Meist empfiehlt sich hier die einfache Regel „Wenn etwas Neues dazu kommt, fliegt etwas Altes raus“. Das bedeutet, dass Sie bei jedem Einfügen der aktuellen Ausgabe die älteste Ausgabe entsorgen. Bildlich gesehen: „hinten“ eins wegwerfen, „vorne“ einfügen.
Jetzt sind Sie dran – Ordnung in der Zeitschriftensammlung
Wenn Sie Zeitschriften haben, die einen langen Informationsgehalt bieten und als Nachschlagewerk dienen, dann lohnt es sich, ein gutes System für Ihre Zeitschriftenablage zu schaffen. Wenn Sie verschiedene Themenbereiche haben, können Sie zudem mit verschiedenen Farben mehr Übersicht schaffen. Oder sie verwenden Farben für die chronologische Übersicht. Und wenn Sie die Beschriftung der Stehsammler als etwas mühsam empfinden, dann trösten Sie sich mit der Zeitersparnis und Übersicht, die Sie später haben werden.
Gutes Gelingen! Wera Nägler – ich bin Ihre Expertin für Büroorganisation
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