Kennen Sie das? Vor gefühlt kurzer Zeit erst haben Sie Ihr Büro aufgeräumt. Doch danach sieht es wirklich nicht aus. Überall haben sich kleine Papierinseln gebildet. Sie entdeckten sogar Projektunterlagen auf Ihrem Besucherstuhl. Siedend heiß fällt Ihnen ein, dass Sie sie dort abgelegt hatten, um sie gleich in dem passenden Ordner abzulegen. Leider war dies bereits gestern.
Überhaupt: Das leidige Thema Ablage. Vor lauter Unlust, Unterlagen wegzuheften, werden sie erst einmal „eben kurz“ irgendwo abgelegt – der Beginn eines neuen Stapels. Und Sie wissen ja: Stapel gewinnt immer gegen Mensch. Denn jeder Stapel führt einem die eigene schlechte Organisation oder fehlende Disziplin vor Augen.
Kleine Tipps für eine klare Ordnung zum Wohlfühlen
Damit Ihre Ablage nicht mehr unter dem Stigma „Papierkram“ zu leiden hat, habe ich acht Schnelltipps für Sie zusammengestellt. Und wenn Sie es wirklich tun und nicht nur lesen oder darüber nachdenken, werden Sie wieder Herr oder Frau über Ihre Papierunterlagen sein.
Tipp 1: Papierfreie Zonen deklarieren
Fensterbretter, Sitzflächen, der Fußboden und weitere horizontale Flächen sind Tabuzonen für Papierunterlagen.
Tipp 2: Dulden Sie keinen Wildwuchs
Ablagekörbe, Ordner, Stehsammler, Schachteln, CD-Sammler sowie alle genutzten Ablagemöglichkeiten sollten eine klare Funktion haben. Alles andere lädt zu einer wilden Ablage ein. Die Beschriftung ist jeweils eindeutig und gut lesbar.
Tipp 3: Machen Sie regelmäßig Ihre Ablage
Ob Sie dies nach dem „Sofort-Prinzip“ erledigen oder es als gesammelte Aufgabe erfolgt, bleibt Ihrer Vorliebe überlassen. Legen Sie einen festen Ablagetermin fest, beispielsweise Donnerstagnachmittag oder terminieren Sie diese Aufgabe.
Tipp 4: Ablagekorb oder Vorablage
Richten Sie sich einen Korb „Ablage“ ein, wenn die endgültige Ablage zeitverzögert erfolgt. Vielleicht bietet sich auch ein Pultordner (A bis Z) zur Vorablage an. Legen Sie in beide Fächer nur bereits gelochte Papiere ab.
Eine einmal geschaffene Struktur gibt Halt und Orientierung
Investieren Sie Zeit und legen Sie für sich eigene Büroregeln fest. Das spart hinterher Zeit und Nerven. Und das ständige Entscheiden-müssen entfällt auch, wenn es einen „Autopiloten“ für Ihr Vorgehen gibt.
Tipp 5: Räumen Sie in Ihren Ordnern auf
Strukturieren Sie Ordner mit Registern und Trennblättern. Denken Sie auch an das Inhaltsverzeichnis, das jeder Ordner erhalten sollte.
Tipp 6: Neues rein, Altes raus
Wann immer Sie ein neues Dokument abheften, prüfen Sie, ob Sie aus diesem Ordner ein anderes Dokument endgültig vernichten können. Viele Dokumente kann man auf diesem Wege im Laufe der Zeit problemlos entsorgen.
Tipp 7: Büroformat ist immer DIN-A4-Format
Alle kleineren Papierunterlagen sollten eine Klarsichthülle oder Prospekthülle erhalten.
Tipp 8: Infothek richtig führen
Wenn Sie Info-Sammlungen in Stehsammlern oder Ordnern aufbewahren, legen Sie diese am besten jahrgangsweise an. So können sie schneller ins Archiv überführt oder komplett entsorgt werden.
Jetzt sind Sie dran – fangen Sie gleich mit einer Verbesserung an
Welche Tipps sind genau das, was Sie als Impuls brauchten, um Ihren Papierkram und die Ablage in den Griff zu bekommen? Manchmal muss man nur einige, kleine Weichen umstellen. Dann das neue Verhalten immer wieder bewusst machen, bis es zur Gewohnheit geworden ist.
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