Kennen Sie das? Und „plötzlich“ ist er da, der große Jahresurlaub. Schreibtisch und Kopf sind voll mit all den vielen Aufgaben, die Sie vor dem Antritt des Urlaubs noch erledigen wollen. Vorarbeiten ist angesagt. Einerseits um Kollegen oder eine Urlaubsvertretung zu entlasten. Andererseits, um nach dem Urlaub nicht sofort wieder einen Berg Arbeit vorzufinden. Doch wie verschaffen Sie sich immer wieder Überblick? Ein „Schlachtplan“ muss her! Egal wie die Zeit drängt und wie hektisch Sie sich innerlich fühlen: Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um Ihren Krisenplan aufzustellen.
Überblick über Papierunterlagen verschaffen
Alle Unterlagen, Aufgaben und Notizen sichten. Eventuell nebeneinander auf den Schreibtisch legen, damit Sie wirklich einen Überblick haben.
- Bilden Sie einen Stapel „nach dem Urlaub erledigen“. Versuchen Sie, diesen Stapel klein zu halten.
Danach: terminieren und zwischenlagern. - Bilden Sie einen Stapel „delegieren“. Dieser Stapel hat oft das größte ungenutzte Potential. Delegieren Sie – andere arbeiten auch gut!
Danach: Das Delegieren sofort erledigen (an wen? was konkret? bis wann? Zwischentermin?, Eintrag/Hinweis in eigene Delegationsliste etc.). Denken Sie auch an den Hinweis, wer für Rückfragen oder Entscheidungen während Ihrer Abwesenheit ansprechbar ist. - Bilden Sie einen Stapel „Vertretung“.
Danach: Zusatzzettel mit Erklärung schreiben und auf den Vorgang heften bzw. Hinweise in einer Übergabeliste vermerken. - Bilden Sie einen Stapel „bis zum Urlaub“.
Danach: Priorität und Termin vergeben, in Aufgabenplanung einpflegen. - Bilden Sie einen Stapel „heute“.
Danach: Priorität und Termin vergeben. - Räumen Sie weiterhin alles Überflüssige vom Schreibtisch.
- Legen Sie ganz nach oben die Vorgänge, für deren Erledigung Sie während der regulären Arbeitszeit noch Anrufe, Rückfragen oder Mails tätigen müssen.
- Fangen Sie mit dem schwierigsten Punkt an. Wenn der erledigt ist, reduziert sich das Stressgefühl schneller.
- Falls Ihnen erfahrungsgemäß ein schnelles Erfolgsgefühl Antrieb verleiht: Erledigen Sie zuerst eine schnelle, kleine Aufgabe und kümmern Sie sich dann um die „dicken Brocken“.
Jetzt noch bündeln und den Rhythmus finden
Weitere Aufgaben verwalten Sie wahrscheinlich mit einem elektronischen Aufgabenplaner wie Outlook & Co., vielleicht auch mit einer To-Do-Liste. Und evtl. ergeben sich Aufgaben aus eingegangenen E-Mails. Bringen Sie jetzt alle Aufgaben zusammen. So dass Sie wirklich sehen, was Sie fokussiert abarbeiten müssen.
Gehen Sie gezielt vor und arbeiten Sie mit der Uhr im Blick. Beispielsweise 45 Minuten konzentriert und zügig (aber nicht hektisch) arbeiten, danach 5 Minuten Pause/Auszeit. Dann wieder 45 Minuten fokussiert und ohne Ablenkung zügig arbeiten, dann 15 Minuten Pause. So finden Sie einen guten Tagesrhythmus. Es kann statt 45-5-45 auch 60-10-60 sein, wie es für Sie besser ist.
Jetzt sind Sie dran – vielleicht doch eher „chaotisch-praktisch-gut“?
In kurzer Zeit viel erledigen ist natürlich eine Herausforderung. Wichtig scheint mir, dass man sich immer wieder daran erinnert, dass man sich Überblick und dann einen Plan verschafft. Und wenn es nur eine handschriftliche Liste ist.
Ich steige in solchen heißen Phasen gern von meinen sonstigen elektronischen Helfern auf Papier um. Blatt quergelegt und dann schreibe ich kreuz und quer auf, was anliegt. Alles wird eingekreist und dann kommen Textmarker zum Einsatz für die Priorität. Mein Ziel ist dann ein ziemlich einfaches: Erst alle orange eingekreisten Aufgaben erledigen, dann die grünen zuletzt die gelben. Das ist chaotisch-praktisch-gut!
Gutes Gelingen! Ich bin Wera Nägler – Ihre Expertin für Büroorganisation
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